أخلاقيات المراسلات التجارية. قواعد المراسلات التجارية: أمثلة

يجب أن تكون قواعد المراسلات التجارية والعديد من المناورات الصعبة لإقامة علاقات جيدة باستخدام الرسائل معروفة ليس فقط لأولئك الذين يفيض بريدهم الإلكتروني بالمراسلات الواردة كل يوم عمل، والذين تتضمن خططهم العديد من المراسلات والرسائل، والتي يجب أن تكون أنت البادئ بها . إن إتقان سحر الزان مفيد لكل امرأة عصرية. سيكون هذا مفيدًا، على الأقل، عند البحث عن وظيفة - إرسال السيرة الذاتية، والرسائل التعريفية، ومعلومات إضافية عن نفسك عند الطلب ومهام الاختبار، بالإضافة إلى إرسال رسائل لتنسيق وقت المقابلة.

محو الأمية هو أساس المراسلات التجارية ووجهك

حقيقة أن المدونين الذين يعانون من عسر القراءة قد يكونون مشهورين على الإنترنت لا ينبغي أن تكون ذريعة لأخطائك وزلاتك. لا تعزي نفسك بحقيقة أن الأمور لم تسير على ما يرام مع اللغة الروسية في المدرسة (حان الوقت لتحسين قواعد كتابة كلمة "لا" في أجزاء مختلفة من الكلام). كن متطلبًا من نفسك قدر الإمكان. إنه أمر مهين بشكل خاص عند إجراء مراسلات تجارية لتهجئة الكلمات بشكل غير صحيح من مجالك المهني. قد يشك المحاور في كفاءتك.

1. احتفظ بموقع gramota.ru في الإشارات المرجعية لمتصفح الإنترنت لديك.

2. لا تستخدم كلمات لا يمكنك تقديم تعريف دقيق لها (على الأقل راجع ويكيبيديا).

3. ضع في اعتبارك أن الكلمات النادرة والمحددة التي قد لا تكون مألوفة لدى المحاور ستربكه أو قد يساء تفسيرها. إذا كان المحاور بحاجة إلى التعرف على المصطلحات الخاصة بك، فطبقًا لقواعد الآداب، قم بتقديم شرح للمصطلحات والاختصارات المستخدمة.

4. حاول ألا تجعل الجمل طويلة جدًا. اترك التصاميم المعقدة والمزخرفة لكتابة الرواية، وليس لإجراء المراسلات التجارية.

5. نوصي بشدة بكتابة الرسالة ليس على الفور في نص الرسالة، ولكن أولاً في ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أولاً، سيساعدك التهجئة وعلامات الترقيم المضمنة في الكلمة. ثانيًا، سوف تتخلص من الموقف غير السار المتمثل في إرسال خطاب عمل عن طريق الخطأ قبل الأوان أو فقدانه بسبب إغلاق المتصفح، وما إلى ذلك (عند كتابة نص في Word، اعتد على النقر على أيقونة "حفظ" في كثير من الأحيان وقم بتعيين تلقائي -حفظ على فترات قصيرة في الإعدادات). تذكر أن الكتابة التنبؤية على الأجهزة اللوحية والأجهزة المحمولة يمكن أن توفر بعض التصحيحات غير المتوقعة لكلماتك.

6. قبل إرسال الرسالة، أعد قراءتها عدة مرات. إذا كان الوقت ينفد (بالمناسبة، أحد القواعد الأساسية المهمة للمراسلات التجارية هو عدم تأخير المواعيد النهائية، لذلك من الأفضل عدم البدء في الكتابة في اللحظة الأخيرة)، ثم أعد قراءة النص الذي كتبته بعد مرور بعض الوقت الكتابة - بعد نصف ساعة أو ساعة، قم بالتبديل لبعض الأعمال الأخرى.

المراسلات التجارية المختصة. تفاصيل مهمة

الاهتمام بالتفاصيل عند إجراء وتنفيذ المراسلات التجارية يظهر الاحترام ويوفر الوقت

7. لا تهمل ملء حقل "الموضوع" في الرسالة . إذا كنت ترسل أول بريد إلكتروني بارد لك، فقد يكون سطر الموضوع ملفتًا للنظر وفريدًا ومثيرًا للاهتمام. ولكن إذا كانت رسالتك متوقعة بالفعل أو كنت تتواصل مع المستلم لبعض الوقت، فيجب ذكر الموضوع بإيجاز ووضوح وإيجاز. سيسمح لك ذلك بالعثور بسرعة على رسالتك (لك وللمستلم) في البريد إذا لزم الأمر.

8. السلاسل الطويلة من "Re: Re: Re:" تعطي انطباعًا بالقمامة. لا تخف من بدء سلسلة جديدة مع محاورك، واقتبس فقط الرسائل السابقة ذات الصلة بالمسألة (ونعم، يجب "متابعة هذه الرسائل" إذا كنت، على سبيل المثال، تناقش تفاصيل مشروع معين ، الاتفاق على الميزانية/الأسعار/حزم الخدمات وما إلى ذلك - في هذه الحالة، يكون عرض الأسعار مناسبًا ومطلوبًا بموجب آداب العمل).

9. إذا كانت الرسالة الواردة تحتوي على عدة أسئلة لك، فقم بالإجابة عليها، مع اقتباس كل منها على حدة. إذا كنت ترسل رسالة تحتوي على عدة أسئلة، فاستخدم الترقيم وقسم النص إلى فقرات. التمسك بهيكل واضح.

10. قم بالتعليق في متن الرسالة على جميع مرفقات الرسالة. قم بتوقيع كافة الملفات التي قمت بإرفاقها حتى يتمكن المستلم من تلقي معلومات حول محتوياتها على الفور .

11. التوقيع هو تفصيل مهم للغاية خطاب عمل. في إعدادات خدمات البريد الإلكتروني، يمكنك عادةً تعيين توقيع تلقائي لجميع رسائلك. التوقيع المكتوب جيدًا يعادل طباعة بطاقات العمل، وبطاقات العمل الجيدة. بالإضافة إلى اسمك الأول والأخير، استخدم تعيين منصبك ومعلومات الاتصال (الهاتف، سكايب)، وشعار الشركة في توقيعك. تمامًا كما تعتبر بطاقات العمل ذات الصلة بالإبداع (التي لا تُنسى والمرتبطة بالشخص أو الشركة التي يعملون بها) هي الأفضل، يمكن أن يكون التوقيع "مع لمسة" يشير إلى ارتباطك بالشركة أو يتحدث عن حبك للعمل أنت تفعل. على سبيل المثال، يستخدم بعض موظفي دار النشر Mann وIvanov وFerber الجملة الإضافية "الآن أنا أقرأ..." في توقيعهم (وأدخل اسم المنتج الجديد لدار النشر). يمكن لممثلي الشركات في صناعة المواد الغذائية إنهاء رسائلهم بتمنيات "يوم لذيذ"، وما إلى ذلك. في بعض الأحيان يجب الاتفاق على تنسيق المراسلات التجارية مع الإدارة.

12. بالنسبة للمراسلات التجارية، توصي NameWoman بشدة بإنشاء عنوان بريدي منفصل. ومن المستحسن أن يعكس اسم الشركة أو نطاق الموقع الإلكتروني للشركة، واسمك (الكامل، بدون أشكال تصغير) واسمك الأخير. لا تستخدم أرقامًا في اسم بريدك الإلكتروني تشير إلى عمرك أو سنة ميلادك. يعد عرض منصبك في عنوان البريد الإلكتروني أمرًا مقبولًا تمامًا، لكن بعض الأشخاص يتجنبون ذلك لأنهم يخططون لعدم تغيير عنوان بريدهم الإلكتروني أثناء صعودهم في السلم الوظيفي.

يجب عليك أيضًا تجنب استخدام عناوين البريد الإلكتروني المرحة أو الإبداعية بشكل مفرط عند إرسال السيرة الذاتية ورسائل العمل المماثلة. خاصة إذا كنت مرشحًا لمنصب جاد في شركة كبيرة.

آداب المراسلات التجارية

13. لا يجب أن يكون أسلوب المراسلات التجارية جافًا. لكن الجدية وصرامة التصميمات هي قاعدة إلزامية. تجنب اللواحق التصغيرية والتعبيرات العامية والعامية.

14. يمكن أن تكون الرموز التعبيرية مأزقًا. من حيث المبدأ، لا ينبغي أن يكونوا في الحروف الأولى من أحد معارف الأعمال. مع الاتصال الراسخ، لا تزال الأقواس المبتسمة مقبولة، لكن لا تبالغ في ذلك ولا تصبح البادئ بمثل هذه "الزخارف اللطيفة" للرسالة. يُحظر تمامًا استخدام الرموز التعبيرية الحزينة وأي رموز متحركة إبداعية عند إجراء مراسلات تجارية (وخاصة في المواقف التي تكون فيها "من الأسفل").

15. تأكد من استخدام تحية محترمة وعنوان بالاسم والاسم الأول والعائلي في بداية الرسالة وفي جميع أنحاء النص، إذا كان ذلك مناسبًا. وهذا لا تقتضيه أخلاقيات المراسلات التجارية فحسب، بل يسمح لك بزيادة اهتمام المحاور برسالتك وولاءه لها. يكون المستلمون دائمًا أكثر انتباهاً للرسائل الموجهة، لذا حاول أن تعرف مقدمًا اسم الشخص الذي يجب أن تكتب إليه ونوع العنوان الذي يفضله (بالاسم الأول أو الاسم الأول والعائلي).

وفقًا لقواعد المراسلات التجارية، في الحالات العادية، يجب إرسال الرد خلال يومي عمل، بحد أقصى يومين. إذا تلقيت خطابًا في الساعات الأخيرة من يوم العمل قبل عطلة نهاية أسبوع طويلة أو إجازة، فلن يُطلب منك تقديم رد تفصيلي على خطاب غير عاجل. ومع ذلك، وفقًا لآداب المراسلات التجارية، سيكون من المعقول إرسال رد قصير يفيد بأنك قد تلقيت الرسالة والتعليق بأنك غائب حاليًا وسيتم الرد بالتفصيل بعد هذا التاريخ أو في موعد لا يتجاوز تلك الفترة . ويجب عليك أن تفعل الشيء نفسه إذا كنت تحتاج، من أجل الإجابة، إلى توضيح أي معلومات يجب عليك الحصول عليها من طرف ثالث أو بعد إجراء عمل شامل على جمع البيانات وإعداد المواد.

في المقابل، إذا كنت بحاجة إلى خطاب رد من محاورك، فيمكنك تكرار طلبك خلال 3 أيام عمل. إذا كنت بحاجة إلى إجابة عاجلة، فاكتب عن ذلك بشكل صحيح في رسالتك الأولى (مع شرح الأسباب، إن أمكن)، واطلب أيضًا تأكيد استلامها. بالمناسبة: تحقق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها بانتظام (كل ثلاثة أيام).

وأكثر من ذلك بقليل حول الشكل الذي تبدو عليه رسالة العمل الجميلة. تنسيق المراسلات التجارية

يجب أن تكون الرسالة سهلة القراءة والفهم. الجمل القصيرة، والحد الأدنى من العبارات التشاركية والظرفية - الإنشاءات البسيطة - هي أساس المراسلات التجارية. ما الذي سيساعدك أيضًا على تقديم نموذج الرسالة المثالي وفقًا لجميع القواعد؟

16. يجب ألا تزيد الفقرات في مراسلاتك عن 7-10 أسطر.

17. سيتم النظر إلى نص خطاب العمل بشكل أفضل ويبدو أكثر أناقة إذا كانت التباعد بين الفقرات أكبر من التباعد بين الأسطر في فقرة واحدة.

19. يُنظر إلى الكلمات، وحتى العبارات والجمل بأكملها، المكتوبة بأحرف كبيرة، على أنها صراخ وضغط وعدم احترام. هذا النمط غير مناسب للمراسلات التجارية. لا تسمح لنفسك بالقيام بذلك حتى لو كنت رئيسًا غير راضٍ عن مرؤوسه.

المجاملة التجارية وتقنيات التواصل

20. اسمح لمحاورك بالموافقة على اقتراحك أو التعبير عن رأيه أو تقديم النصيحة لك أو ترك تعليق أو طرح سؤال. أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام العبارات في الرسالة "ما رأيك في هذا؟"، "إذا كان لديك أي أسئلة، سأحاول الإجابة عليها"، "اكتب لي عن قرارك".

21. انتبه للإشارات القادمة من المتلقي. انتبه إلى أسلوب كتابة محاورك وكيف يخاطبك. تذكر القاعدة النفسية للمرآة. إنه لأمر رائع أن تعكس رسالتك أسلوبه (ولكن ليس بها أخطاء إملائية بالطبع). إذا ذكر بعض المعلومات الشخصية، لاحظ ذلك. كن مهذباً وصحيحاً يعكس الفرح والتعاطف والمشاركة والتهنئة بالأعياد.

22. الحديث عن العطلات. إذا كانت مراسلاتك التجارية تتم في أيام العطلات الرسمية، فقم بتهنئة محاورك في العطلات الماضية/المقبلة. يجب تهنئة العملاء المهمين وأولئك الذين تقيم معهم مراسلات تجارية طويلة الأمد، وفقًا لقواعد الآداب، برسالة منفصلة. سيكون من المفيد معرفة موعد عيد ميلاد محاورك - عادةً ما يكون من السهل الحصول على هذه المعلومات من الشبكات الاجتماعية.

حافظ على قاعدة عملائك الفردية وقاعدة بيانات جهات الاتصال المهنية. بالإضافة إلى الأسماء الأخيرة والأسماء الأولى والمناصب وأرقام الهواتف، وروابط الحسابات على الشبكات الاجتماعية والبريد الإلكتروني، قم بتدوين البيانات الشخصية، ووضع علامة على المشاريع والقضايا التي عبرت مساراتها بالفعل في المراسلات التجارية.

23. تقول أخلاقيات المراسلات التجارية والأدب الأساسي: لا تنسى كلمات الامتنان. للحصول على التهاني والنصائح والتوضيحات والدعوات والشهادات الإعلامية والاستجابة السريعة من مراسل عملك.

ميلينا فقط

رسائل العاقل تعكس شخصية المخاطبين به.

[ليشتنبرغ جورج كريستوف]

اكتب نوع الرسائل التي ترغب في تلقيها.

[القول المأثور القديم]

الرسالة هي حجة قوية في عالم الأعمال.

[بختريفا فيكتوريا]

1. لماذا توجد معايير مؤسسية موحدة في المراسلات التجارية؟

المراسلات الإلكترونية هي سمة إلزامية للاتصالات التجارية لأي شركة. لا توجد عملياً شركات لا تستخدم البريد الإلكتروني. لكن اسأل نفسك الأسئلة التالية:

• هل حدث لك يومًا أنه عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أحد زملائك، تشعر وكأنك ترسل رسالة إلى ثقب أسود، وقد لا يستجيبون لك ببساطة؟
• عندما يتصل الموظفون ببعضهم البعض ويطلبون من بعضهم البعض قراءة رسالة بريد إلكتروني بشكل عاجل، ويحدث هذا طوال اليوم
• عندما لا تستطيع مطلقًا فهم ما يريدونه منك بالضبط في رسالة البريد الإلكتروني
• عندما تغرق القضايا المعقدة والصعبة عند مناقشتها عبر البريد الإلكتروني في بحر من المعلومات والتفاصيل ولا يتم حل المشكلة أبدًا

إذا كانت هذه المشكلات ذات صلة بك، فيمكنك كسب الكثير من الوقت كل يوم من خلال تنفيذ قواعد موحدة للمراسلات الإلكترونية. في هذا المقال سنتحدث عن آداب المراسلات التجارية.

2. سبع قواعد رئيسية لأخلاقيات المراسلات التجارية

دعونا نقسم قواعد المراسلات التجارية بشكل مشروط على قواعد الأخلاقو قواعد الاتصال وتبادل المعلومات.

تخضع قواعد الاتصال لقواعد تبادل المعلومات ضمن العمليات التجارية والمشاريع. وسوف نخصص لهم مقالا منفصلا. تشكل قواعد الأخلاق أسلوب العلاقات الداخلية بين موظفي الشركة وتؤثر حتماً على تشكيل صورة شركتك بين الشركاء. على سبيل المثال، تلقيت مؤخرًا رسالة من أحد شركائنا تبدأ بالكلمات، "مساء الخير يا بختيريف". هل تعتقدين أن تعاوننا نجح؟

لكي لا "تفقد ماء وجه" الشركة عند إجراء المراسلات التجارية، من الضروري اتباع "القواعد الذهبية" لأخلاقيات المراسلات التجارية:

1. نحن دائمًا نبدأ الرسالة بالاستئناف
2. يجب أن يكون موضوع الرسالة
3. قبل الإرسال، يجب عليك التحقق من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والكلام.
4. يجب أن تكون الرسالة منظمة (بدون ماء!)
5. يجب أن تحتوي الرسالة على الصياغة الصحيحة
6. إذا أرسلنا مرفقات في رسالة، فتأكد من كتابة أن هناك ملفات مرفقة (ستساعد هذه الخطوة في تجنب المواقف عندما ترسل رسالة ولا يتم إرفاق الملف؛ بعد أن قرأ المستلم الرسالة ولم يعثر على المستند المرفق) ، يمكنه الرد بسرعة والكتابة إليك بأن المستندات المرفقة التي أشرت إليها في الرسالة مفقودة).
7. نحن لا نحذف المراسلات أبدًا. واحدة من أهم النقاط. لا ينبغي أبدًا حذف سجل الرسائل، نظرًا لأن الرسالة عبارة عن مستند. إذا لزم الأمر، يجب أن تكون قادرًا دائمًا على رفع سجل مراسلاتك. على سبيل المثال، قام راديسلاف غانداباس بتضمين طلب بعدم حذف سجل المراسلات في توقيعه.

3. أنواع الحروف

هناك العديد من التصنيفات المختلفة، ونقترح التمييز بين الحروف وفقًا لبنيتها التصميمية:

1. خطاب التواصل (خطاب الرفض، خطاب المطالبة، خطاب الاعتراف، خطاب التبرير، إلخ)
2. رساله الموافقه

التواصل بالرسائل

نقوم في هذا النوع من الرسائل بتضمين جميع أنواع الرسائل التي يستخدمها الموظف في سياق أنشطته المهنية.

هيكل الرسالة

لا ينبغي تنسيق الرسالة في نص واحد. يجب أن تكون منظمة بشكل واضح ومصممة بشكل جيد بحيث لا يغيب عن المتلقي المعلومات المهمة. يتكون هيكل الرسالة من مكونات واضحة:

موضوع الرسالة

يجب أن يحتوي موضوع الرسالة على الإجراء المحدد الذي تتوقعه من المدعى عليه: "الاتفاق على اتفاق"، "اقتراح قضايا للنظر فيها"، "إرسال تقرير"، وما إلى ذلك.

إذا كنت ترسل مستندات، فيجب أن يحتوي سطر الموضوع على بيان واضح بالمستندات الواردة في مرفق الرسالة.

لماذا من المهم تنسيق موضوع بريدك الإلكتروني بشكل صحيح؟

من السهل جدًا العثور على الرسالة اللازمة في التدفق اليومي للمعلومات بناءً على موضوع الرسالة. لن يتم فقدان حرف واحد.

ملحوظة: إذا قمت بإرسال خطاب داخل شركة، فسيتم تنسيق سطر الموضوع للرسالة وفقًا لمعيار معين؛ إذا قمت بإرسال خطاب خارج الشركة، فمن المستحسن تنسيق سطر الموضوع وفقًا للقالب: الشركة الاسم: غرض الرسالة.

كلما كان نص الرسالة أكثر بناءة، كلما كان ذلك أفضل! إحدى مهارات الكتابة التجارية الأساسية التي يجب عليك تطويرها لدى موظفيك هي القدرة على صياغة أفكارك بوضوح وإيجاز.

ملاحظة. إذا ذكرنا، أثناء كتابة الرسالة، حقيقة من رسالة المحاور، فيجب اقتباسها وفصلها باللون أو الخط.

توقيع الشركة

يجب أن يكون نموذج توقيع الشركة هو نفسه لجميع موظفي الشركة.

يجب أن يتضمن التوقيع جميع التفاصيل الأساسية للمرسل إليه حتى يتمكن مستلم الرسالة من الاتصال بك بسهولة إذا لزم الأمر.

بإخلاص،

الاسم الكامل، المنصب.

ملاحظة. إذا أردنا علاقة حميمة مع شريك/عميل، فمن المفيد إصدار توقيع شخصي. من دواعي سرور أي شخص أن يتلقى رسالة ذات طابع شخصي، حتى في المراسلات الرسمية.

يشير التوقيع الشخصي دائمًا إلى نص الرسالة. مثال: أتمنى لك يومًا سعيدًا / شكرًا لك / كان من دواعي سروري التحدث معك اليوم / شكرًا لك على قضاء الوقت في مثل هذه القضية المهمة / مرحبًا بالعائلة والأطفال، وما إلى ذلك.

لنسخ

نقوم بملء الحقلين "إلى" و"نسخة" أخيرًا، حتى لا نرسل خطابًا عن طريق الخطأ عندما لا يكون جاهزًا بعد.

ما الفرق بين الحقلين "إلى" و"نسخة"؟

في الحقل "إلى"، نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي نحتاج إلى تنفيذ بعض الإجراءات منه.

في حقل "نسخة" نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي سيستفيد من قراءة محتويات الرسالة.

ملاحظة. لقد أثبتت تجربتنا أن حقل Cc مفيد جدًا. إذا كنا نتفاوض مع موظف عادي، ونناقش القضايا المهمة، ولكننا لا نتلقى إجابات بشأن الأسس الموضوعية وفي الوقت المحدد، فمن المفيد إدراج نسخة من خطاب المدير أو المدير الأول، وستبدأ المراسلات على الفور في بطريقة بناءة.

لسوء الحظ، في العديد من الشركات، فإن مستوى ثقافة الشركات ليس على المستوى المناسب، ونتيجة لذلك تنشأ المواقف عندما يكون الموظف قادرا على القيام بعمله بشكل جيد، فمن الضروري مراقبة صارمة من قبل فريق الإدارة.

يحتوي Outlook أيضًا على وظيفة مثل "Bcc" - وهي أداة مهمة تسمح لك بإبلاغ الأطراف المعنية بالرسالة، ولكن في نفس الوقت لا تربك المستلم بأن الرسالة ليست موجهة إليه وحده!

رساله الموافقه

نوع مهم من الرسائل يسمح لك بتلخيص الاجتماع وصياغة الاتفاقيات كتابيًا وتحديد وقت الانتهاء وتوضيح: هل فهم الطرفان بشكل صحيح ما يجب عليهما فعله؟

ومن المفيد صياغة مثل هذه الرسائل بعد الاجتماعات والمفاوضات والاجتماعات من أجل التوصل إلى اتفاقيات مكتوبة ورؤية مشتركة لتنفيذها.

هيكل الرسالة:

1. تحياتي وخطابي وشكرًا للمشاركين في المناقشة.
2. - التأكيد على غرض الاجتماع الذي تم خلاله التوصل إلى الاتفاقيات.
3. قائمة بجميع المسائل التي تمت مناقشتها فيما يتعلق بالقرارات المتخذة بشأنها وتعيين المكلف بالتنفيذ.
4. تسجيل الأفكار التي لا تحتاج إلى تنفيذ عاجل للتاريخ.
5. سؤال للمخاطبين: هل تم أخذ كل شيء بعين الاعتبار؟ هل هناك أي تعليقات أو إضافات؟

على سبيل المثال:

تنسيق خطاب

الخط

يجب أن يكون خط الرسالة موحدًا؛ ويمكن إبراز النقاط الرئيسية والعناوين بخط مائل، ولكن من الضروري الالتزام بأسلوب تصميم واحد.

ملاحظة. يجب أن تتذكر دائمًا أن الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة يُنظر إليها على أنها ترفع النغمة. وينبغي تجنبها.

فقرة

يُنصح بصياغة كل فكرة على حدة في فقرة منفصلة لتسهيل فهم النص.

المسافات البادئة

يجب ألا تندمج الفقرات مع بعضها البعض. لجعل الرسالة أكثر قابلية للقراءة، يجب أن تكون المسافات البادئة بعد التحية وقبل كل فقرة وقبل التوقيع:

لجعل الرسالة أكثر جاذبية بصريًا، من الأفضل تنسيق الروابط الموجودة في نص الرسالة كارتباطات تشعبية:

أسلوب الكتابة

نحن ندعوك إلى فصل دراسي رئيسي لسيرجي بختيريف.

اربح ساعة واحدة على الأقل من وقت الفراغ يوميًا مع هذا التدريب!

في الفصل الرئيسي سوف تتعلم:
✓ كيفية إدارة المهام بحيث يتم إنجاز جميع المهام بنسبة 100% وفي الوقت المحدد
✓ كيفية الإعداد وإدارة الاجتماعات بشكل فعال
✓ كيفية تنظيم العمل الإنتاجي للموظفين في مكتب واحد

عندما نكتب رسالة إلى صديق أو قريب، يمكننا أن نتجاهل الأخطاء وعلامات الترقيم، ونختصر الكلمات كما نحب، ونستخدم العامية. الشيء الرئيسي هو توضيح ما نتحدث عنه. لكن إذا كتبنا إلى شخص غريب أو غير مألوف وأردنا الحصول على إجابة منه، فيجب أن نأخذ في الاعتبار بعض القواعد.

قواعد الاتصال

1 . قم دائمًا بالإشارة إلى موضوع الرسالة.

يجب ملء حقل "الموضوع" في كل الأحوال ومن المستحسن جدًا أن يكون مطابقًا لمحتوى الرسالة.

على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تحديد موعد للاستشارة يوم 5 مارس، فاكتب: "قم بالتسجيل للحصول على استشارة (03/05)."

2. عند الرد على رسالة، احفظ سجل مراسلاتك.

عندما تتلقى رسالة من شخص ما، يمكنك الرد عليها بثلاث طرق:

1. انسخ عنوان المرسل واكتب له رسالة جديدة.
2. اضغط على حقل الرد الخاص أسفل الرسالة.
3. استخدم زر "الرد".

بالنسبة للمراسلات التجارية، عليك الرد بالطريقة الثالثة، أي الضغط على زر "رد". سيتم فتح بريد إلكتروني جديد، مكررًا البريد الذي تلقيته. الموضوع هو نفسه، فقط مع البادئة "Re:"، النص الأصلي مقتبس بالكامل.

هذا هو نموذج الرد القياسي ويجب ألا تغير أي شيء فيه. يجب أن تتم طباعة إجابتك قبل النص المقتبس. يتم ذلك حتى يتمكن كل مشارك في المحادثة من تذكر ما تمت مناقشته في أي وقت.

3. قل مرحبًا دائمًا وخاطب محاورك بكلمة "أنت".

يجب أن تبدأ أي رسالة بتحية. ومن الأفضل أن يكون فرديًا. إذا كان ذلك مناسبا، اتصل بالمحاور بالاسم، وإلا - بالاسم الأول والعائلي.

يُنصح بإنهاء الرسالة بالبناء التالي: مع خالص التقدير، ... (الاسم الأول/اللقب أو الاسم الأول/اسم العائلة).

على سبيل المثال: مرحبًا أليكسي بتروفيتش. الرجاء إرسال العقد إلى إيفان ميخائيلوفيتش. مع أطيب التحيات، ايليا كريفوشيف

4 . الرد في أسرع وقت ممكن.

كلما أسرعت في الرد على الرسالة، كلما كان ذلك أفضل. من الناحية المثالية في غضون ساعات قليلة. ولكن من الممكن أيضًا في غضون أيام قليلة. كلما طال انتظارك للرد، زاد تأثير ذلك على سمعتك.

أما بالنسبة لنص الرسالة، فعند كتابتها يجب عليك أيضًا اتباع بعض القواعد.

اكتب على وجه التحديد، ولكن بالتفصيل

لا تجعل الشخص الآخر يخمن ما تقصده. إذا لم تكن المشكلة واضحة، فصفها بأكبر قدر ممكن من التفاصيل: كيف حصلت على النتيجة التي تريدها، وما الذي تريد تحقيقه بالضبط وما هو المطلوب من محاورك.

لكن هذا لا يعني أنك بحاجة إلى الإشارة إلى كل التفاصيل بتفصيل كبير. احذف ما هو غير ضروري - قيم وقت الشخص الآخر.

حاول أن تكتب باختصار وفي صلب الموضوع

ليست هناك حاجة، على سبيل المثال، للحديث عن كيفية عمل زوجتك وحماتك وأقاربك الآخرين.

أما بالنسبة للحجم، فمن الأفضل أن تكون "شاشة" واحدة (بدون تمرير). الحد الأقصى - حجم النص الذي يناسب ورقة A4.

استخدم الفطرة السليمة واللياقة العامة

كن مهذبًا ومنتبهًا وأشكرك على رسائلك ووقتك.

ما لا يمكنك فعله على الإطلاق

1 . إساءة استخدام علامات الترقيم.

علامة تعجب أو علامة استفهام واحدة تكفي. لا ينبغي أن تكون مكررة. أيضًا، لا تبالغ في استخدام علامات الحذف.

مثال على الرسالة "السيئة":

2. استخدم خطوطًا وأحجامًا وألوانًا مختلفة.

تسمح لك مواقع وبرامج البريد بتغيير هذه الإعدادات. يمكنك اختيار خط غير عادي، أو تكبير الحروف أو تصغيرها، أو تلوين النص بألوان مختلفة. لكن هذا غير مناسب في المراسلات التجارية!

من الأفضل عدم تغيير أي شيء على الإطلاق وترك كل شيء كما هو افتراضيًا. الشيء الوحيد المقبول هو إبراز بعض الكلمات بالخط العريض أو المائل. ولكن فقط إذا لزم الأمر!

مثال على الرسالة "السيئة":

3. إدراج الصور المبتسمة.

اترك الوجوه والزهور والقلوب السعيدة والحزينة للمراسلات الشخصية. في رسائل العمل، من الأفضل عدم استخدام الرموز التعبيرية - لا النصوص ولا الصور.

مثال على الرسالة "السيئة":

4 . طباعة النص بأحرف كبيرة.

تعتبر كتابة النص بأحرف كبيرة على الإنترنت من السلوكيات السيئة. ينطبق هذا على كل من المراسلات التجارية والشخصية، بالإضافة إلى التواصل على الشبكات الاجتماعية وSkype والمنتديات وأماكن أخرى. علاوة على ذلك، ينطبق هذا على النص بأكمله والكلمات الفردية.

مفتاح لوحة المفاتيح Caps Lock مسؤول عن الأحرف الكبيرة. وهذا يعني أنه إذا كانت جميع الحروف مكتوبة بأحرف كبيرة، فما عليك سوى الضغط عليها مرة واحدة ثم تحريرها.

علاوة على ذلك، لا تطبع "موضوع" الرسالة بأحرف كبيرة - فهذا هو ذروة عدم الاحترام!

على مذكرة. إن كتابة الكلمات الفردية والنص بأكمله بأحرف كبيرة يبدو وكأنه صراخ. والصراخ عدوان يتجاوز المراسلات الثقافية.

إذا كنت تريد حقًا إبراز شيء ما في النص، فمن الأفضل أن تفعل ذلك باستخدام الخط العريض أو المائل.

ومن المستحسن أيضًا تجنب الكلمات "عاجل" و"مهم" وغيرها التي تعبر عن نفاد الصبر في سطر موضوع الرسالة.

معرفة القراءة والكتابة

لا يجب أن تكون صارمًا للغاية بشأن هذا الأمر، لكن حاول أن تكتب بشكل صحيح في رسائلك. بعض النصائح البسيطة:

• يجب أن تبدأ كل جملة بحرف كبير. لكتابته، اضغط باستمرار على مفتاح Shift.
• يجب أن يكون هناك فترة في نهاية كل جملة. في تخطيط لوحة المفاتيح الروسية، يقع في الصف السفلي على اليمين (قبل Shift).
• لكتابة فاصلة، اضغط مع الاستمرار على Shift ثم اضغط على مفتاح النقطة.
• لا تضع مسافة قبل الفاصلة أو النقطة. يجب أن يكون هناك مساحة بعدهم.

ونصيحة أخرى لأولئك الذين يعرفون على الأقل القليل عن كيفية استخدام محرر النصوص Word (الكاتب). أولا اكتب الحرف في هذا البرنامج. سيتم تمييز الأخطاء بخط أحمر وبالنقر بزر الماوس الأيمن على هذه الكلمة، يمكنك تصحيحها.

انسخ النص النهائي والصقه في حقل الرسالة. ولكن قبل الإدراج يجب عليك إيقاف التنسيق حتى يمكن إضافته بدون تنسيق من Word (الكاتب).

في mail.ru mail، للقيام بذلك، تحتاج إلى النقر فوق "إزالة التصميم" في الأعلى.

في Yandex.Mail - زر "تعطيل التصميم" الموجود على اليمين.

بعد اللصق، يمكن إعادة تشغيل المظهر مرة أخرى.

لا يمكن تخيل الاتصالات التجارية دون مراسلات، لأن الاجتماع الشخصي لحل قضايا التعاون ليس ممكنا دائما. المشاكل الأكثر إلحاحا المراسلات التجارية

لا يمكن تخيل الاتصالات التجارية دون مراسلات، لأن الاجتماع الشخصي لحل قضايا التعاون ليس ممكنا دائما. تساعد المراسلات التجارية في حل المشكلات الأكثر إلحاحًا في وقت قصير، لكن الفشل في اتباع قواعد الآداب أو البناء غير المنطقي للرسالة يمكن أن يضر بالشراكات أو ينفر العميل المحتمل. كما هو الحال في المفاوضات الرسمية، هناك قواعد معينة: شكل الرسالة وأسلوب الاتصال.

القواعد العامة لإجراء المراسلات التجارية

1. قبل كتابة الرسالة، حدد خصائصها:

نوع الخطاب (تغطية، ضمان، أمر، تذكير، إشعار، وما إلى ذلك؛ خطاب عرض أو دعوة للرد)؛

درجة إمكانية الوصول للمرسل إليه (هل يمكنك ذكر جميع النقاط الضرورية في حرف واحد أم أنك ستحتاج إلى حرف آخر توضيحي)؛

ضرورة التسليم (إذا كانت الرسالة عاجلة فمن الأفضل إرسالها بالبريد المسجل أو بالبريد الإلكتروني).

2. أنشئ خطابًا باستخدام القوالب الموجودة، بناءً على نوعه، وتعتمد أيضًا على GOST R 6.30-2003. "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."

3. يحتوي أي خطاب عمل على الهيكل العام التالي:

• اسم المنظمة المرسلة؛
• تاريخ الكتابة؛
• عنوان المستلم، إشارة إلى مراسل محدد؛
• عنوان الافتتاح؛
• إشارة إلى موضوع الرسالة والغرض منها؛
• النص الرئيسي؛
• الاستنتاج (صيغة المداراة) ؛
• توقيع المرسل؛
• إشارة إلى تطبيق وتوزيع النسخ (إن وجدت).

4. عند إعداد خطاب عمل، استخدم محرر النصوص Microsoft Word:

استخدم خط Times New Roman، حجم الخط 12-14 نقطة، تباعد الأسطر – 1-2 نقطة؛

ضع أرقام صفحات الرسالة في الجانب الأيمن السفلي؛

عند طباعة نص بتنسيق A4، استخدم تباعد الأسطر بمقدار 1.5–2 أو تنسيق A5 أو أقل - تباعد سطر واحد. تتم كتابة التفاصيل دائمًا مع تباعد سطر واحد.

5. إذا كنت تتحدث نيابة عن منظمة وتنوي إرسال خطاب مطبوع, تأكد من استخدام ترويسةلأن وجودها سيكون بطاقة الاتصال لشركتك. انتبه بشكل خاص عند إعداد النموذج الرسمي؛ حيث يجب أن تكون هذه المهارة إلزامية لأي موظف في المكتب.

6. بالنسبة للمراسلات الدولية، يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بلغة المرسل إليه أو باللغة الإنجليزية(باعتبارها الأكثر شيوعًا في العلاقات التجارية).

7. حافظ على نبرة صحيحة تشبه الأعمال. ابدأ الرسالة بعنوان، والذي، اعتمادًا على درجة قربك من المراسل، يمكن أن يبدأ إما بالكلمات "عزيزي + الاسم الكامل" أو "عزيزي + الاسم الكامل". تذكر أن الكلمات الموجودة في العنوان أو في إشارة المرسل إليه لا يجوز بأي حال من الأحوال اختصارها (على سبيل المثال، "محترم" كـ "uv" أو "لرئيس القسم" كـ "رئيس القسم") - هذه هي قواعد آداب العمل. قم دائمًا بإنهاء رسالتك بكلمة شكر على تعاونك. قبل التوقيع يجب أن تكون هناك عبارة "مع احترامي،..." أو "مع خالص التقدير،...". مخاطبتك في المراسلات الرسمية أمر غير مقبول، حتى لو كنت تحافظ على علاقات ودية مع المراسل.

8. اختر مفرداتك بعناية، وتجنب عدم الدقة والعبارات الغامضة، والإفراط في استخدام الاحترافيات. يجب أن تكون الرسالة مفهومة.

9. قسم محتويات الرسالة إلى فقرات ذات معنى حتى لا تكون مرهقة ويصعب على المتلقي فهمها. اتبع القاعدة: يجب ألا تحتوي الفقرات الأولى والأخيرة على أكثر من أربعة أسطر مطبوعة، والباقي - لا يزيد عن ثمانية.

10. الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل وفقًا للآداب المقبولة:لطلب كتابي - في غضون 10 أيام بعد الاستلام؛ للرسائل المرسلة عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني - خلال 48 ساعة، باستثناء عطلات نهاية الأسبوع.

المراسلات التجارية داخل المنظمة

تعد المراسلات التجارية بين موظفي الشركة أكثر بساطة مقارنة بالمراسلات المرسلة إلى طرف ثالث.

• كن موجزا؛
• أن تكون ذات طبيعة تجارية؛
• يجب أن تشير الرسالة إلى التاريخ؛
• وفي نهاية الرسالة توجد صيغة مجاملة وتوقيع.

مثال على المراسلات التجارية داخل المنظمة يمكن أن يكون خطاب تهنئة نيابة عن المدير أو الفريق، موجه إلى بطل اليوم أو الموظف الذي حصل على ترقية.

عند مناقشة المشاريع كتابة، عادة ما يتم استخدام عدد قليل فقط من العناصر الإلزامية لخطاب العمل - إشارة إلى الموضوع، والاستئناف، وبيان موجز عن جوهر السؤال وصيغة المداراة مع توقيع مطبوع.

تذكر أنه يجب تحديد شكل الرسالة والقالب المطلوب بناءً على مستوى المراسلات التجارية ونوع المعلومات التي تريد تقديمها إلى المرسل إليه.

تعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني وسيلة ملائمة للتواصل الكتابي بين كيانات الأعمال. عليك أن تكتب وتستقبل الكثير من الرسائل، وسرعة التواصل وصحته هي أحد مكونات الشركة الناجحة. بعض قواعد المراسلات التجارية.

لقد احتل البريد الإلكتروني مكانته بقوة في المراسلات التجارية نظرًا لمزاياه - التوفر على مدار الساعة والكفاءة وسهولة الاستخدام. في هذه المقالة سوف نلقي نظرة على بعض الفروق الدقيقة في المراسلات التجارية عبر الإنترنت.

استلام الرسائل

1. يجب عليك التحقق من صندوق البريد الخاص بك عدة مرات خلال يوم العمل. وإلا فإنك قد تماطل في القضايا المهمة وتعطل عمل الآخرين.
2. إذا تلقيت خطابًا، فأنت بحاجة إلى قراءته، لأن شخصًا ما أرسله. وبطبيعة الحال، نحن لا نتحدث عن البريد العشوائي هنا.
3. إذا كنت تشغل منصب المدير، فيجب أن يبدأ يوم عملك بفحص بريدك الإلكتروني. للراحة، قم بتكوين برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لتسليم أو إرسال البريد تلقائيًا كل 10 إلى 20 دقيقة.
4. عندما تكون مشغولاً وتتلقى بريدًا إلكترونيًا، انظر إلى مرسله، وما هو سطر الموضوع، وألق نظرة سريعة على العنوان لقياس أهمية البريد الإلكتروني.
5. حاول الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور - سيساعدك هذا على تجنب البريد الوارد.

يجب عليك استخدام الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية" بشكل صحيح.

1. "إلى من". إذا قمت بإرسال سؤال أو طلب توضيح شيء ما، فإنك تتوقع إجابة من المرسل إليه، الذي تتم الإشارة إلى بياناته في الحقل "إلى". عندما تكون المتلقي، تحتاج إلى الإجابة على السؤال. أي أن هذا الحقل يشير إلى بيانات المستلم.
2. "ينسخ". المستلم الذي يشار إلى بياناته في هذا الحقل هو، كما كان، "شهود عيان مدعوون". في هذه الحالة، لا ينبغي للمستلم الرد على الرسالة. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان من الضروري إرسال مثل هذه الرسالة، فيجب أن تبدأ بعبارة "آسف على المقاطعة"، من باب المجاملة.
3. "نسخة مخفية". لا يعلم المستلم الرئيسي أن الرسالة قد تم إرسالها إلى المرسل إليه الذي تمت الإشارة إلى تفاصيله في حقل "النسخة الكربونية العمياء". بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام هذا الحقل عند إرسال بريد جماعي.

عند الرد، يجب ألا تنسى زر "الرد على الكل"، فهذا سيساعدك على عدم تفويت أي مستلم. يمكنك إزالة المستلمين غير المرغوب فيهم وإضافة مستلمين جدد في أي وقت.

حقل الموضوع. يجب ملء هذا الحقل دائمًا. قد يتلقى الشخص الذي توجه إليه الرسالة كمية هائلة من البريد يوميًا، وباستخدام هذا الحقل سيتمكن من تقييم درجة أهمية الرسالة. يجب أن يعكس سطر موضوع الرسالة محتواها بإيجاز ومعلومات.

"أهمية الكتابة." في حالة احتواء الرسالة على معلومات مهمة أو عاجلة تحتاج إلى اهتمام فوري، قم بالإشارة إلى ذلك من خلال تحديد الأهمية إلى "عالية". وهذا سيجعل بريدك الإلكتروني بارزًا في صندوق الوارد الخاص بك. لكن لا تسيء استخدام هذه الميزة دون داع.

كيفية الرد على البريد الإلكتروني

أدناه سنلقي نظرة على دليل قصير لكتابة الرد على الرسالة.

1. يجب أن تبدأ دائمًا بالتحية - تكريمًا للأدب، لا يمكنك فعل أي شيء.
2. تحتاج إلى التواصل مع شخص ما بلغته. وهذا لا ينطبق فقط على اللغويات، ولكن أيضًا على أشكال الاتصال. يمكن اعتبار التواصل غير الرسمي بمثابة عدم احترام، وحتى محاولة للإساءة إلى المحاور.
3. يجب ألا تستخدم الترجمة الصوتية إلا عند إرسال رسالة من الهاتف المحمول. إذا كان عميل البريد الإلكتروني الخاص بك لا يتحدث اللغة الروسية، فأرسل نص الرسالة في التطبيق.
4. يجب أن تكون رسالة العمل متسقة ودقيقة وموجزة. الدقة تعني ذكر البيانات التي تشير إليها بوضوح (التاريخ، الموقع، الوقت، إلخ). الخصوصية - يجب أن يفهم مستلم رسالتك من السطور الأولى ما هو مطلوب منه بالضبط. الإيجاز. إذا كنت تفكر بوضوح، فأنت قادر على التعبير عن أفكارك بوضوح. وسوف يرى محاورك ذلك ويقدره على الفور. لذلك، يجدر تجنب "الماء" لعدة صفحات إذا كان بإمكانك ذكر جوهر الأمر في بضع جمل.
5. عندما تحتوي الرسالة على عدة أسئلة أو مهام أو مواضيع، فيجب تنظيمها وفصلها عن بعضها البعض. من الصعب قراءة التدفق المستمر للأفكار، والأصعب من ذلك استخراج النقاط المهمة منه.
6. يجب الرد على الطلبات المقدمة عبر الرسائل بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. الإجابات مثل "سوف يتم" غير مقبولة.
7. يجب ألا تكون هناك أخطاء في نص الرسالة. لا بأس إذا تسلل خطأ إملائي واحد أو اثنين من الأخطاء الطفيفة. ولكن إذا كنت تعاني من الأمية المزمنة من رسالة إلى أخرى، فلن يكون لدى المحاور أفضل انطباع عنك.
8. قم دائمًا بمراجعة رسائلك! اقرأ الرسالة عدة مرات وتأكد من عدم تفويت أي شيء، وتحقق من وجود أخطاء، وما إذا كانت معلومات المستلم صحيحة، وما إلى ذلك، وما إلى ذلك.