Ethik der Geschäftskorrespondenz. Regeln für die Geschäftskorrespondenz: Beispiele

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz und einige knifflige Manöver zum Aufbau guter Beziehungen mithilfe von Briefen müssen nicht nur diejenigen kennen, deren E-Mails jeden Werktag mit eingehender Korrespondenz überflutet sind und deren Pläne mehrere Korrespondenzen und Nachrichten umfassen, deren Initiator Sie sein sollten . Die Beherrschung der Magie der Buchen ist für jede moderne Frau von Nutzen. Dies wird zumindest bei der Jobsuche nützlich sein – das Versenden von Lebensläufen, Anschreiben, zusätzlichen Informationen zu Ihrer Person auf Anfrage und Testaufgaben sowie das Versenden von Nachrichten zur Koordination eines Vorstellungsgesprächs.

Alphabetisierung ist die Grundlage der Geschäftskorrespondenz und Ihres Gesichts

Die Tatsache, dass Blogger mit Legasthenie im Internet beliebt sind, sollte keine Entschuldigung für Ihre Fehler und Ausrutscher sein. Trösten Sie sich nicht damit, dass es in der Schule mit der russischen Sprache nicht geklappt hat (es ist höchste Zeit, die Regeln für das Schreiben von „nicht“ in verschiedenen Wortarten zu verbessern). Seien Sie so anspruchsvoll wie möglich an sich. Besonders anstößig ist es bei der Geschäftskorrespondenz, Wörter aus Ihrem Berufsfeld falsch zu schreiben. Der Gesprächspartner könnte an Ihrer Kompetenz zweifeln.

1. Behalten Sie die Website gramota.ru in den Lesezeichen Ihres Internetbrowsers.

2. Verwenden Sie keine Wörter, für die Sie keine genaue Definition angeben können (siehe zumindest Wikipedia).

3. Bedenken Sie, dass seltene und spezifische Wörter, die dem Gesprächspartner möglicherweise nicht bekannt sind, ihn verwirren oder falsch interpretiert werden können. Wenn der Gesprächspartner mit Ihrer Terminologie vertraut gemacht werden muss, erläutern Sie ihm gemäß den Regeln der Etikette die verwendeten Begriffe und Abkürzungen.

4. Versuchen Sie, die Sätze nicht zu lang zu machen. Überlassen Sie komplexe und kunstvolle Designs dem Schreiben eines Romans und nicht der Führung von Geschäftskorrespondenz.

5. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Nachricht nicht direkt in den Brieftext einzugeben, sondern zunächst in eine Datei auf Ihrem Computer. Erstens hilft Ihnen die in Word integrierte Rechtschreibung und Zeichensetzung. Zweitens vermeiden Sie die unangenehme Situation, dass ein Geschäftsbrief versehentlich vorzeitig gesendet wird oder durch Schließen des Browsers usw. verloren geht. (Gewöhnen Sie sich bei der Texteingabe in Word an, häufiger auf das Symbol „Speichern“ zu klicken und stellen Sie „Automatisch“ ein -in kurzen Abständen in den Einstellungen speichern). Denken Sie daran, dass die vorausschauende Eingabe auf Tablets und Mobilgeräten zu unerwarteten Korrekturen Ihrer Wörter führen kann.

6. Bevor Sie einen Brief versenden, lesen Sie ihn mehrmals durch. Wenn die Zeit knapp wird (übrigens gehört es zu den wichtigen Grundregeln der Geschäftskorrespondenz, Fristen nicht zu verzögern, also besser nicht im allerletzten Moment mit dem Schreiben beginnen), dann lesen Sie den getippten Text einige Zeit später noch einmal Tippen - nach einer halben oder einer Stunde Wechsel zu einem anderen Geschäft.

Kompetente Geschäftskorrespondenz. Wichtige Details

Die Liebe zum Detail bei der Führung und Erledigung der Geschäftskorrespondenz zeugt von Respekt und spart Zeit

7. Vergessen Sie nicht, das Feld „Betreff“ des Briefes auszufüllen . Wenn Sie Ihre erste Kaltakquise-E-Mail versenden, kann die Betreffzeile auffällig, einzigartig und faszinierend sein. Wenn Ihr Brief jedoch bereits erwartet wird oder Sie schon länger mit dem Empfänger korrespondieren, sollte das Thema kurz, klar und prägnant angegeben werden. So können Sie Ihren Brief (sowohl für Sie als auch für den Empfänger) bei Bedarf schnell auf dem Postweg finden.

8. Lange Ketten von „Re: Re: Re:“ erwecken den Eindruck von Müll. Haben Sie keine Angst davor, mit Ihrem Gesprächspartner eine neue Kette zu beginnen, zitieren Sie nur frühere Nachrichten, die für das Problem relevant sind (und ja, sie müssen „mitgezogen“ werden, wenn Sie beispielsweise die Details eines bestimmten Projekts besprechen , Einigung auf Budget/Preise/Dienstleistungspakete usw. – in diesem Fall ist die Angebotserstellung praktisch und gemäß der Geschäftsetikette erforderlich.

9. Wenn die eingehende Nachricht mehrere Fragen an Sie enthält, beantworten Sie diese und zitieren Sie jede einzelne einzeln. Wenn Sie einen Brief mit mehreren Fragen senden, verwenden Sie eine Nummerierung und unterteilen Sie den Text in Absätze. Halten Sie sich an eine klare Struktur.

10. Kommentieren Sie im Text des Briefes alle Anhänge der Nachricht. Signieren Sie alle Dateien, die Sie anhängen, damit der Empfänger sofort Informationen über deren Inhalt erhält .

11. Die Unterschrift ist ein sehr wichtiges Detail Geschäftsbrief. In den Einstellungen von E-Mail-Diensten können Sie in der Regel eine automatische Signatur für alle Ihre Briefe einstellen. Eine gut geschriebene Unterschrift ist gleichbedeutend mit dem Drucken von Visitenkarten, guten Visitenkarten. Verwenden Sie in Ihrer Signatur neben Ihrem Vor- und Nachnamen auch die Bezeichnung Ihrer Position, Kontaktinformationen (Telefon, Skype) und das Firmenlogo. So wie Visitenkarten, die kreativ relevant sind (einprägsam und mit der Person oder dem Unternehmen verbunden sind, für die sie arbeiten) als die besten gelten, kann eine Signatur „mit einem gewissen Etwas“ sein, das Ihre Verbindung zum Unternehmen anzeigt oder Ihre Liebe zum Unternehmen zum Ausdruck bringt du tust. Beispielsweise verwenden einige Mitarbeiter des Mann-, Ivanov- und Ferber-Verlags in ihrer Signatur den Zusatzsatz „Jetzt lese ich...“ (und fügen den Namen des neuen Verlagsprodukts ein). Vertreter von Unternehmen der Lebensmittelindustrie können ihre Briefe mit Wünschen für einen „leckeren Tag“ usw. beenden. Manchmal sollte eine solche Formatierung der Geschäftskorrespondenz mit dem Management abgestimmt werden.

12. Für geschäftliche Korrespondenz empfiehlt NameWoman dringend die Einrichtung einer separaten Postanschrift. Es empfiehlt sich, den Namen des Unternehmens oder die Domain der Unternehmenswebsite, Ihren Namen (vollständig, ohne Verkleinerungsformen) und Ihren Nachnamen anzugeben. Verwenden Sie in Ihrem E-Mail-Namen keine Zahlen, die Ihr Alter oder Geburtsjahr angeben. Die Angabe Ihrer Position im E-Mail-Titel ist völlig akzeptabel, aber manche Leute vermeiden es, weil sie vorhaben, ihre E-Mail-Adresse nicht zu ändern, wenn sie auf der Karriereleiter aufsteigen.

Sie sollten auch vermeiden, beim Versenden von Lebensläufen und ähnlichen Geschäftsbriefen verspielte oder übermäßig kreative E-Mail-Adressen zu verwenden. Vor allem, wenn Sie ein Kandidat für eine ernsthafte Position in einem großen Unternehmen sind.

Etikette für Geschäftskorrespondenz

13. Der Stil der Geschäftskorrespondenz muss nicht trocken sein. Aber Seriosität und eine gewisse Strenge der Gestaltung sind eine zwingende Regel. Vermeiden Sie Verkleinerungssuffixe, umgangssprachliche und umgangssprachliche Ausdrücke.

14. Emoticons können zur Falle werden. Sie sollten grundsätzlich nicht in den Anfangsbuchstaben eines Geschäftsbekannten stehen. Bei etabliertem Kontakt sind lächelnde Klammern immer noch akzeptabel, aber übertreiben Sie es nicht und werden Sie nicht zum Initiator solcher „niedlichen Verzierungen“ des Briefes. Traurige und kreative animierte Emoticons sind bei der Geschäftskorrespondenz (und insbesondere in Situationen, in denen Sie „von unten“ sind) strengstens verboten.

15. Stellen Sie sicher, dass Sie am Anfang des Briefes und ggf. im weiteren Verlauf des Textes eine respektvolle Begrüßung und Anrede mit Namen, Vornamen und Vatersnamen verwenden. Dies ist nicht nur von der Ethik der Geschäftskorrespondenz gefordert, sondern ermöglicht es Ihnen auch, das Interesse des Gesprächspartners an Ihrer Botschaft und die Loyalität gegenüber dieser zu steigern. Empfänger sind bei adressierten Briefen immer aufmerksamer. Versuchen Sie daher im Voraus herauszufinden, wie die Person heißt, an die Sie schreiben sollen, und welche Art von Adresse sie bevorzugt (mit Vornamen oder mit Vornamen und Vatersnamen).

Nach den Regeln der Geschäftskorrespondenz muss die Antwort im Normalfall innerhalb von Werktagen, maximal zwei, erfolgen. Wenn Sie in den letzten Stunden des Arbeitstages vor einem langen Wochenende oder Urlaub einen Brief erhalten, sind Sie nicht verpflichtet, auf einen nicht dringenden Brief ausführlich zu antworten. Gemäß der Etikette in der Geschäftskorrespondenz wäre es jedoch sinnvoll, eine kurze Antwort zu senden, in der Sie bestätigen, dass Sie den Brief erhalten haben, sowie eine Bemerkung, dass Sie derzeit abwesend sind und nach diesem oder jenem Datum oder spätestens zu diesem Zeitpunkt ausführlich antworten werden . Das Gleiche sollten Sie tun, wenn Sie zur Beantwortung Informationen benötigen, die Sie von einem Dritten erhalten müssen, oder wenn Sie gründliche Datenerhebungs- und Materialvorbereitungsarbeiten durchgeführt haben.

Wenn Sie wiederum ein Antwortschreiben von Ihrem Gesprächspartner benötigen, können Sie Ihre Anfrage innerhalb von 3 Werktagen duplizieren. Wenn Sie eine dringende Antwort benötigen, schreiben Sie dies in Ihrem ersten Schreiben korrekt (wenn möglich unter Angabe der Gründe) und bitten Sie um eine Empfangsbestätigung. Übrigens: Überprüfen Sie regelmäßig (alle drei Tage) Ihren Spam-Ordner.

Und noch ein bisschen mehr darüber, wie ein schöner Geschäftsbrief aussieht. Geschäftskorrespondenz formatieren

Der Brief sollte leicht zu lesen und zu verstehen sein. Kurze Sätze, ein Minimum an Partizipations- und Adverbialphrasen – einfache Konstruktionen – sind die Grundlage der Geschäftskorrespondenz. Was hilft Ihnen sonst noch dabei, den perfekten Musterbrief nach allen Regeln zu präsentieren?

16. Absätze in Ihrer Korrespondenz sollten nicht länger als 7-10 Zeilen sein.

17. Der Text eines Geschäftsbriefs wird besser wahrgenommen und sieht übersichtlicher aus, wenn der Abstand zwischen den Absätzen größer ist als der Abstand zwischen den Zeilen in einem Absatz.

19. Wörter und noch mehr Phrasen und ganze Sätze, die in Großbuchstaben geschrieben sind, werden als Anschreien, Druck und Respektlosigkeit wahrgenommen. Dieser Stil ist für Geschäftskorrespondenz ungeeignet. Erlauben Sie sich das nicht, selbst wenn Sie ein Chef sind, der mit seinen Untergebenen unzufrieden ist.

Geschäftliche Höflichkeit und Networking-Techniken

20. Erlauben Sie Ihrem Gesprächspartner, Ihrem Vorschlag zuzustimmen, seine Meinung zu äußern, Ihnen Ratschläge zu geben, einen Kommentar zu hinterlassen oder eine Frage zu stellen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, in einem Brief die Sätze „Was denken Sie darüber?“, „Wenn Sie Fragen haben, werde ich versuchen, diese zu beantworten“ und „Schreiben Sie mir über Ihre Entscheidung“ zu verwenden.

21. Achten Sie auf die Signale des Empfängers. Achten Sie auf den Schreibstil Ihres Gesprächspartners und darauf, wie er Sie anspricht. Denken Sie an die psychologische Regel des Spiegels. Es ist großartig, wenn Ihr Brief seinen Stil widerspiegelt (aber natürlich nicht falsch geschrieben). Wenn er persönliche Informationen erwähnt, notieren Sie sich diese. Seien Sie höflich und korrekt und spiegeln Sie Freude, Mitgefühl, Teilnahme und Glückwünsche zu den Feiertagen wider.

22. Apropos Feiertage. Wenn Ihre Geschäftskorrespondenz rund um die Termine offizieller Feiertage stattfindet, dann gratulieren Sie Ihrem Gesprächspartner zu den vergangenen/bevorstehenden Feiertagen. Wichtige Kunden und diejenigen, mit denen Sie gemäß den Regeln der Etikette eine langfristige Geschäftskorrespondenz führen, sollten Sie in einem separaten Brief beglückwünschen. Es ist hilfreich herauszufinden, wann Ihr Gesprächspartner Geburtstag hat – diese Informationen sind in der Regel leicht über soziale Netzwerke zu erhalten.

Pflegen Sie Ihren individuellen Kundenstamm und Ihre professionelle Kontaktdatenbank. Notieren Sie neben Namen und Vornamen, Positionen und Telefonnummern, Links zu Accounts in sozialen Netzwerken und E-Mail auch persönliche Daten, markieren Sie Projekte und Themen, bei denen Sie sich in der Geschäftskorrespondenz bereits begegnet sind.

23. Die Ethik der Geschäftskorrespondenz und die grundlegende Höflichkeit besagen: Vergessen Sie nicht die Worte der Dankbarkeit. Für Glückwünsche, Ratschläge, Erläuterungen, Einladungen, Informationszertifikate und eine schnelle Antwort Ihres Geschäftskorrespondenten.

Milena Just

Die Briefe einer intelligenten Person spiegeln den Charakter derjenigen wider, an die sie gerichtet sind.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Schreiben Sie die Art von Briefen, die Sie erhalten möchten.

[Alter Aphorismus]

Ein Brief ist ein starkes Argument in der Geschäftswelt.

[Bechtereva Victoria]

1. Warum einheitliche Unternehmensstandards in der Geschäftskorrespondenz?

Die elektronische Korrespondenz ist für jedes Unternehmen ein obligatorisches Merkmal der Geschäftskommunikation. Es gibt praktisch keine Unternehmen, die keine E-Mail nutzen. Aber stellen Sie sich folgende Fragen:

• Kommt es Ihnen jemals vor, dass Sie beim Senden einer E-Mail an einen Kollegen das Gefühl haben, einen Brief in ein schwarzes Loch zu schicken, und dass dieser Ihnen einfach nicht antwortet?
• Wenn Mitarbeiter sich gegenseitig anrufen und sich gegenseitig bitten, dringend eine E-Mail zu lesen, und das passiert den ganzen Tag
• Wenn Sie absolut nicht verstehen können, was genau sie in einer E-Mail von Ihnen wollen
• Wenn komplexe und schwierige Probleme per E-Mail besprochen werden, ertrinken sie in einem Meer von Informationen und Details und das Problem wird nie gelöst

Wenn diese Themen für Sie relevant sind, können Sie durch die Einführung einheitlicher Regeln für die elektronische Korrespondenz jeden Tag viel Zeit gewinnen. In diesem Artikel werden wir über die Etikette in der Geschäftskorrespondenz sprechen.

2. Sieben Hauptregeln der Geschäftskorrespondenzethik

Teilen wir die Regeln der Geschäftskorrespondenz bedingt auf über die Regeln der Ethik Und Regeln der Kommunikation und des Informationsaustauschs.

Kommunikationsregeln werden durch die Regeln für den Informationsaustausch innerhalb von Geschäftsprozessen und Projekten geregelt. Wir werden ihnen einen eigenen Artikel widmen. Die Regeln der Ethik prägen den Stil der internen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens und beeinflussen zwangsläufig die Imagebildung Ihres Unternehmens bei den Partnern. Beispielsweise erhielt ich kürzlich einen Brief von einem unserer Partner, der mit den Worten begann: „Guten Tag, Bechterew.“ Glauben Sie, dass unsere Zusammenarbeit geklappt hat?

Um bei der Geschäftskorrespondenz nicht das „Gesicht“ des Unternehmens zu verlieren, ist es notwendig, die „goldenen Regeln“ der Ethik der Geschäftskorrespondenz zu befolgen:

1. Wir beginnen einen Brief immer mit einem Einspruch
2. Der Betreff des Briefes muss sein
3. Vor dem Absenden müssen Sie Rechtschreibung, Zeichensetzung und Sprachfehler überprüfen.
4. Der Brief muss strukturiert sein (KEIN Wasser!)
5. Der Brief muss einen korrekten Wortlaut enthalten
6. Wenn wir Anhänge in einem Brief versenden, vermerken Sie unbedingt, dass Dateien angehängt sind (dieser Schritt hilft, Situationen zu vermeiden, in denen Sie einen Brief senden und die Datei nicht angehängt ist; der Empfänger hat den Brief gelesen und findet das angehängte Dokument nicht , kann schnell antworten und Ihnen schreiben, dass im Anhang die von Ihnen im Brief angegebenen Dokumente fehlen).
7. Wir löschen niemals Korrespondenz. Einer der wichtigsten Punkte. Der Nachrichtenverlauf sollte niemals gelöscht werden, da ein Brief ein Dokument ist. Bei Bedarf sollten Sie jederzeit die Möglichkeit haben, Ihren Korrespondenzverlauf zu erweitern. Radislav Gandapas beispielsweise fügte in seiner Signatur sogar die Bitte ein, den Korrespondenzverlauf nicht zu löschen.

3. Arten von Briefen

Es gibt viele verschiedene Klassifizierungen; wir schlagen vor, Buchstaben nach ihrer Designstruktur zu unterscheiden:

1. Kommunikationsschreiben (Ablehnungsschreiben, Klageschreiben, Anerkennungsschreiben, Begründungsschreiben usw.)
2. Einverständniserklärung

Briefkommunikation

Zu dieser Briefart zählen alle Arten von Briefen, die ein Mitarbeiter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit verwendet.

Buchstabenstruktur

Der Brief sollte nicht in einem einzigen Text formatiert sein. Es sollte klar strukturiert und gut gestaltet sein, damit der Empfänger wichtige Informationen nicht aus den Augen verliert. Der Aufbau des Briefes besteht aus klaren Bestandteilen:

Betreff des Briefes

Der Betreff des Briefes sollte die konkrete Aktion enthalten, die Sie vom Befragten erwarten: „Einigung vereinbaren“, „Themen zur Prüfung vorschlagen“, „Bericht senden“ usw.

Wenn Sie Dokumente versenden, muss die Betreffzeile eine eindeutige Angabe der im Anhang des Schreibens enthaltenen Dokumente enthalten.

Warum ist es wichtig, den Betreff Ihrer E-Mail richtig zu formatieren?

Es ist sehr einfach, den benötigten Brief im täglichen Informationsfluss anhand des Betreffs des Briefes zu finden. Es geht kein einziger Buchstabe verloren.

Hinweis: Wenn Sie einen Brief innerhalb eines Unternehmens versenden, wird der Betreff des Briefes nach einem vorgegebenen Standard formatiert. Wenn Sie einen Brief außerhalb des Unternehmens versenden, ist es ratsam, den Betreff gemäß der Vorlage zu formatieren: Firmenname: Zweck des Briefes.

Je konstruktiver der Text des Briefes, desto besser! Eine der wichtigsten Fähigkeiten zum Geschäftsschreiben, die Sie bei Ihren Mitarbeitern entwickeln sollten, ist die Fähigkeit, Ihre Gedanken klar und prägnant zu formulieren.

P.S. Wenn wir beim Verfassen eines Briefes einen Sachverhalt aus dem Brief des Gesprächspartners erwähnen, muss dieser zitiert werden, getrennt nach Farbe oder Schriftart.

Firmensignatur

Die Unternehmenssignaturvorlage muss für alle Mitarbeiter des Unternehmens gleich sein.

Die Unterschrift sollte alle wichtigen Angaben zum Adressaten enthalten, damit der Empfänger des Briefes im Bedarfsfall problemlos mit Ihnen in Kontakt treten kann.

Mit freundlichen Grüßen,

Vollständiger Name, Position.

P.S. Wenn wir eine herzliche Beziehung zu einem Partner/Kunden wünschen, dann lohnt es sich, eine persönliche Unterschrift zu erteilen. Über einen Brief mit persönlicher Einstellung freut sich jeder, auch im formellen Schriftverkehr.

Die persönliche Unterschrift bezieht sich immer auf den Textkörper des Briefes. Beispiel: Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag / Danke / Es war mir eine Freude, heute mit Ihnen zu sprechen / Danke, dass Sie sich Zeit für ein so wichtiges Thema genommen haben / Hallo Familie und Kinder usw.

Kopieren

Die Felder „An“ und „Cc“ füllen wir zuletzt aus, um nicht versehentlich einen Brief zu versenden, wenn dieser noch nicht fertig ist.

Was ist der Unterschied zwischen den Feldern „An“ und „Cc“?

Im Feld „An“ geben wir die Adresse der Person ein, von der wir eine Aktion ausführen müssen.

Im Feld „Kopie“ geben wir die Adresse der Person ein, die von der Lektüre des Briefinhalts profitieren würde.

P.S. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass das Cc-Feld sehr nützlich ist. Wenn wir mit einem normalen Mitarbeiter verhandeln, wichtige Themen besprechen, aber keine inhaltlichen und rechtzeitigen Antworten erhalten, lohnt es sich, eine Kopie des Briefes des Direktors oder des leitenden Managers beizufügen, und die Korrespondenz beginnt sofort in a konstruktive Art und Weise.

Leider ist in vielen Unternehmen die Unternehmenskultur nicht auf dem richtigen Niveau, was zu Situationen führt, in denen eine strenge Kontrolle durch das Managementteam erforderlich ist, damit ein Mitarbeiter seine Arbeit gut erledigen kann.

Outlook verfügt auch über eine Funktion wie „Bcc“ – ein wichtiges Tool, mit dem Sie Interessenten über den Brief informieren können, gleichzeitig aber den Empfänger nicht verwirren, dass der Brief nicht nur an ihn gerichtet ist!

Einverständniserklärung

Eine wichtige Art von Brief, mit dem Sie das Treffen zusammenfassen, Vereinbarungen schriftlich formulieren, die Fertigstellungszeit angeben und klarstellen können: Haben beide Parteien richtig verstanden, was sie tun müssen?

Es ist sinnvoll, solche Briefe nach Besprechungen, Verhandlungen und Treffen zu verfassen, um schriftliche Vereinbarungen und eine gemeinsame Vision für deren Umsetzung zu haben.

Briefaufbau:

1. Grüße, Ansprachen und Dank an die Diskussionsteilnehmer.
2. Wiederholung des Zwecks des Treffens, bei dem Vereinbarungen getroffen wurden.
3. Eine Auflistung aller besprochenen Themen im Zusammenhang mit den dazu getroffenen Entscheidungen und der Ernennung der für die Ausführung verantwortlichen Person.
4. Aufzeichnen von Ideen, die keiner dringenden Umsetzung bedürfen, für die Geschichte.
5. Frage an die Adressaten: Ist alles berücksichtigt? Irgendwelche Kommentare oder Ergänzungen?

Zum Beispiel:

Einen Brief formatieren

Schriftart

Die Schriftart des Briefes sollte einheitlich sein; Kernpunkte und Überschriften können kursiv hervorgehoben werden, es ist jedoch unbedingt erforderlich, einen einheitlichen Gestaltungsstil einzuhalten.

P.S. Sie sollten immer bedenken, dass in Großbuchstaben geschriebene Wörter als den Ton anhebend empfunden werden. Sie sollten vermieden werden.

Absatz

Um den Text verständlicher zu machen, empfiehlt es sich, jeden einzelnen Gedanken in einem eigenen Absatz zu formulieren.

Einrückungen

Absätze sollten nicht miteinander verschmelzen. Um den Brief besser lesbar zu machen, sollten Einzüge nach der Begrüßung, vor jedem Absatz und vor der Unterschrift erfolgen:

Um den Brief optisch ansprechender zu gestalten, ist es besser, die Links im Briefkörper als Hyperlinks zu formatieren:

Schreibstil

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Wenn wir einem Freund oder Verwandten einen Brief schreiben, können wir Fehler und Satzzeichen ignorieren, Wörter nach Belieben abkürzen und Slang verwenden. Die Hauptsache ist, deutlich zu machen, worüber wir reden. Aber wenn wir einem Fremden oder einer unbekannten Person schreiben und von ihm eine Antwort bekommen wollen, dann sollten wir einige Regeln beachten.

Kommunikationsregeln

1 . Geben Sie immer den Betreff des Briefes an.

Das Feld „Betreff“ muss in jedem Fall ausgefüllt werden und es ist sehr wünschenswert, dass es mit dem Inhalt der Nachricht übereinstimmt.

Wenn Sie beispielsweise einen Termin für eine Beratung am 5. März vereinbaren möchten, schreiben Sie: „Melden Sie sich für eine Beratung an (03/05).“

2. Wenn Sie auf einen Brief antworten, speichern Sie Ihren Korrespondenzverlauf.

Wenn Sie einen Brief von jemandem erhalten, können Sie auf drei Arten darauf antworten:

1. Kopieren Sie die Adresse des Absenders und schreiben Sie ihm einen neuen Brief.
2. Klicken Sie auf das spezielle Antwortfeld unten in der Nachricht.
3. Benutzen Sie die Schaltfläche „Antworten“.

Bei geschäftlicher Korrespondenz sollten Sie auf die dritte Art antworten, also auf die Schaltfläche „Antworten“ klicken. Es öffnet sich eine neue E-Mail, in der die E-Mail wiederholt wird, die Sie erhalten haben. Das Thema ist das gleiche, nur mit dem Präfix „Re:“, der Originaltext wird vollständig zitiert.

Dies ist das Standard-Antwortformular und Sie sollten daran nichts ändern. Ihre Antwort muss vor dem zitierten Text abgedruckt werden. Dies geschieht, damit sich jeder Gesprächsteilnehmer jederzeit an das Besprochene erinnern kann.

3. Sagen Sie immer „Hallo“ und sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit „Sie“ an.

Jede Nachricht sollte mit einer Begrüßung beginnen. Und es ist besser, wenn es individuell ist. Rufen Sie den Gesprächspartner gegebenenfalls beim Namen an, andernfalls beim Vornamen und Vatersnamen.

Es empfiehlt sich, den Brief mit folgender Konstruktion zu beenden: Mit freundlichen Grüßen ... (Vorname/Nachname oder Vorname/Patronynam).

Zum Beispiel: Hallo, Alexey Petrovich. Bitte senden Sie den Vertrag an Iwan Michailowitsch. Mit freundlichen Grüßen, Ilya Krivosheev

4 . Antworten Sie so schnell wie möglich.

Je früher Sie auf eine Nachricht antworten, desto besser. Idealerweise innerhalb weniger Stunden. Es ist aber auch innerhalb weniger Tage möglich. Je länger Sie mit einer Antwort warten, desto schlimmer wirkt sich dies auf Ihren Ruf aus.

Was den Text der Nachricht betrifft, sollten Sie beim Verfassen auch einige Regeln beachten.

Schreiben Sie konkret, aber ausführlich

Lassen Sie die andere Person nicht erraten, was Sie gemeint haben. Wenn das Problem nicht offensichtlich ist, beschreiben Sie es so detailliert wie möglich: Wie Sie zu dem Ergebnis gekommen sind, was genau Sie erreichen möchten und was von Ihrem Gesprächspartner erwartet wird.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie alle Details detailliert angeben müssen. Lassen Sie das Unnötige weg – schätzen Sie die Zeit der anderen Person.

Versuchen Sie, kurz und prägnant zu schreiben

Es besteht beispielsweise keine Notwendigkeit, darüber zu sprechen, wie es Ihrer Frau, Ihrer Schwiegermutter und anderen Verwandten geht.

Was die Größe betrifft, idealerweise ein „Bildschirm“ (kein Scrollen). Maximal – Textgröße, die auf ein A4-Blatt passt.

Benutzen Sie gesunden Menschenverstand und guten Anstand

Seien Sie höflich, aufmerksam, vielen Dank für Ihre Briefe und Ihre Zeit.

Was Sie absolut NICHT tun KÖNNEN

1 . Satzzeichen missbrauchen.

Ein Ausrufe- oder Fragezeichen genügt. Sie sollten nicht dupliziert werden. Verwenden Sie Ellipsen außerdem nicht zu oft.

Ein Beispiel für einen „schlechten“ Brief:

2. Verwenden Sie unterschiedliche Schriftarten, Buchstabengrößen und Farben.

Mit E-Mail-Sites und -Programmen können Sie diese Einstellungen ändern. Sie können eine ungewöhnliche Schriftart wählen, die Buchstaben größer oder kleiner machen oder den Text in verschiedenen Farben einfärben. Aber das ist in der Geschäftskorrespondenz unangemessen!

Es ist besser, überhaupt nichts zu ändern und alles so zu belassen, wie es standardmäßig ist. Das Einzige, was akzeptabel ist, ist, einige Wörter fett oder kursiv hervorzuheben. Aber nur wenn es nötig ist!

Ein Beispiel für einen „schlechten“ Brief:

3. Fügen Sie Smiley-Bilder ein.

Hinterlassen Sie glückliche und traurige Gesichter, Blumen und Herzen für die persönliche Korrespondenz. In Geschäftsbriefen ist es besser, keine Emoticons zu verwenden – weder Text noch Bilder.

Ein Beispiel für einen „schlechten“ Brief:

4 . Text in Großbuchstaben drucken.

Das Eintippen von Texten im Internet in Großbuchstaben gilt als schlechtes Benehmen. Dies gilt sowohl für geschäftliche und private Korrespondenz als auch für die Kommunikation in sozialen Netzwerken, Skype, Foren und anderen Orten. Dies gilt im Übrigen sowohl für den gesamten Text als auch für einzelne Wörter.

Für Großbuchstaben ist die Feststelltaste der Tastatur zuständig. Das heißt, wenn alle Ihre Buchstaben in Großbuchstaben geschrieben sind, müssen Sie nur einmal darauf drücken und dann loslassen.

Drucken Sie außerdem den „Betreff“ des Briefes nicht in Großbuchstaben – das ist der Gipfel der Respektlosigkeit!

In einer Anmerkung. Das Eingeben einzelner Wörter und des gesamten Textes in Großbuchstaben fühlt sich an wie Schreien. Und Schreien ist Aggression, die über die kulturelle Entsprechung hinausgeht.

Wenn Sie im Text wirklich etwas hervorheben müssen, ist es besser, dies in Fett- oder Kursivschrift zu tun.

Und es ist auch sehr ratsam, die Wörter „Dringend“, „Wichtig“ und andere, die Ungeduld ausdrücken, in der Betreffzeile des Briefes zu vermeiden.

Alphabetisierung

Dabei sollten Sie nicht zu streng sein, sondern versuchen, in Ihren Briefen richtig zu schreiben. Ein paar einfache Tipps:

• Jeder Satz muss mit einem Großbuchstaben beginnen. Um es einzugeben, halten Sie die Umschalttaste gedrückt.
• Am Ende jedes Satzes muss ein Punkt stehen. Im russischen Tastaturlayout befindet es sich in der unteren Reihe rechts (vor Shift).
• Um ein Komma einzugeben, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und drücken Sie die Punkttaste.
• Setzen Sie vor einem Komma oder Punkt kein Leerzeichen. Danach sollte ein Leerzeichen stehen.

Und noch ein Tipp für diejenigen, die sich zumindest ein wenig mit dem Word-Texteditor (Writer) auskennen. Geben Sie zunächst den Buchstaben in dieses Programm ein. Fehler werden mit einer roten Linie hervorgehoben und durch einen Rechtsklick auf ein solches Wort können Sie es korrigieren.

Kopieren Sie den fertigen Text und fügen Sie ihn in das Buchstabenfeld ein. Vor dem Einfügen sollten Sie jedoch die Formatierung deaktivieren, damit das Einfügen ohne Formatierung aus Word (Writer) erfolgen kann.

In der Mail.ru-Mail müssen Sie dazu oben auf „Design entfernen“ klicken.

In Yandex.Mail - die Schaltfläche „Design deaktivieren“ rechts.

Nach dem Einfügen kann das Erscheinungsbild wieder aktiviert werden.

Geschäftskommunikation ist ohne Korrespondenz nicht vorstellbar, da ein persönliches Treffen zur Klärung von Kooperationsfragen nicht immer möglich ist. Die dringendsten Probleme der Geschäftskorrespondenz

Geschäftskommunikation ist ohne Korrespondenz nicht vorstellbar, da ein persönliches Treffen zur Klärung von Kooperationsfragen nicht immer möglich ist. Geschäftskorrespondenz hilft, die drängendsten Probleme in kurzer Zeit zu lösen, aber die Nichtbeachtung der Etikette oder der unlogische Aufbau eines Briefes kann Partnerschaften schaden oder einen potenziellen Kunden entfremden. Wie bei formellen Verhandlungen gibt es bestimmte Regeln: das Format des Briefes und den Stil der Kommunikation.

Allgemeine Regeln für die Führung von Geschäftskorrespondenz

1. Bevor Sie einen Brief schreiben, entscheiden Sie über seine Eigenschaften:

Art des Schreibens (Versicherung, Garantie, Bestellung, Mahnung, Mitteilung usw.; Präsentationsschreiben oder Aufforderung zur Antwort);

Grad der Zugänglichkeit für den Adressaten (ob Sie alle notwendigen Punkte in einem Brief darlegen können oder ob Sie einen zweiten, klärenden Brief benötigen);

Dringlichkeit der Zustellung (wenn der Brief dringend ist, ist es besser, ihn per Einschreiben oder per E-Mail zu versenden).

2. Erstellen Sie einen Brief mit vorhandenen Vorlagen, je nach Typ, und stützen sich auch auf GOST R 6.30-2003. „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen."

3. Jeder Geschäftsbrief hat den folgenden allgemeinen Aufbau:

• Name der Entsendeorganisation;
• Datum des Schreibens;
• Adresse des Empfängers, Angabe eines bestimmten Korrespondenten;
• Eröffnungsansprache;
• eine Angabe des Themas und Zwecks des Briefes;
• Haupt Text;
• Schlussfolgerung (Höflichkeitsformel);
• Unterschrift des Absenders;
• Hinweis auf die Verwendung und Verteilung von Kopien (falls vorhanden).

4. Verwenden Sie zum Verfassen eines Geschäftsbriefs den Texteditor Microsoft Word:

Verwenden Sie die Schriftart Times New Roman, Schriftgröße 12–14 Punkt, Zeilenabstand – 1–2 Punkt;

Platzieren Sie die Seitenzahlen des Briefes unten rechts.

Verwenden Sie beim Drucken von Text im A4-Format einen Zeilenabstand von 1,5 bis 2 Zeilen, im A5-Format oder weniger einen Zeilenabstand. Angaben werden immer mit einem Zeilenabstand geschrieben.

5. Wenn Sie im Namen einer Organisation sprechen und beabsichtigen, einen gedruckten Brief zu versenden, Verwenden Sie unbedingt einen Briefkopf, denn seine Präsenz wird die Visitenkarte Ihres Unternehmens sein. Seien Sie bei der Erstellung eines offiziellen Formulars besonders vorsichtig; diese Fähigkeit sollte für jeden Büroangestellten obligatorisch sein.

6. Bei internationaler Korrespondenz muss der Brief in der Sprache des Adressaten oder in Englisch verfasst sein(am häufigsten in Geschäftsbeziehungen).

7. Behalten Sie einen korrekten, sachlichen Ton bei. Beginnen Sie den Brief mit einer Adresse, die je nach Grad Ihrer Nähe zum Korrespondenten entweder mit den Worten „Sehr geehrte(r) + vollständiger Name“ oder „Sehr geehrte(r) + vollständiger Name“ beginnen kann. Denken Sie daran, dass die Wörter in der Anrede bzw. in der Adressatenangabe auf keinen Fall abgekürzt werden dürfen (z. B. „respektiert“ als „uv.“ oder „an den Abteilungsleiter“ als „Abteilungsleiter“) – Dies sind die Regeln der Geschäftsetikette. Beenden Sie Ihren Brief immer mit einem Dankeschön für Ihre Mitarbeit. Vor der Unterschrift sollte der Satz „Mit Respekt, …“ oder „Mit freundlichen Grüßen, …“ stehen. Die Anrede „Sie“ in der offiziellen Korrespondenz ist inakzeptabel, selbst wenn Sie freundschaftliche Beziehungen zum Korrespondenten pflegen.

8. Wählen Sie Ihren Wortschatz sorgfältig aus, vermeiden Sie Ungenauigkeiten und mehrdeutige Formulierungen sowie den übermäßigen Einsatz von Professionalität. Der Brief muss verständlich sein.

9. Teilen Sie den Inhalt des Briefes in aussagekräftige Absätze auf, damit er für den Empfänger nicht umständlich und schwer verständlich ist. Beachten Sie die Regel: Der erste und der letzte Absatz sollten nicht mehr als vier gedruckte Zeilen enthalten, der Rest nicht mehr als acht.

10. Beantworten Sie geschäftliche E-Mails gemäß der geltenden Etikette: für eine schriftliche Anfrage – innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt; für Briefe per Fax oder E-Mail – innerhalb von 48 Stunden, außer an Wochenenden.

Unternehmensinterne Geschäftskorrespondenz

Die Geschäftskorrespondenz zwischen Firmenmitarbeitern ist im Vergleich zur Korrespondenz an Dritte einfacher.

• sei präzise;
• geschäftlicher Natur sein;
• das Schreiben muss das Datum enthalten;
• Am Ende des Briefes gibt es eine Höflichkeitsformel und eine Unterschrift.

Ein Beispiel für organisationsinterne Geschäftskorrespondenz könnte ein Glückwunschschreiben im Namen des Managers oder des Teams sein, das an den Helden des Tages oder einen Mitarbeiter gerichtet ist, der eine Beförderung erhalten hat.

Bei der schriftlichen Projektbesprechung werden in der Regel nur wenige zwingende Elemente eines Geschäftsbriefes verwendet – eine Angabe des Themas, ein Appell, eine kurze Darstellung des Kerns des Anliegens und eine Höflichkeitsformel mit gedruckter Unterschrift.

Denken Sie daran, dass die Form des Briefes und die erforderliche Vorlage je nach Umfang der Geschäftskorrespondenz und der Art der Informationen, die Sie dem Adressaten mitteilen möchten, ausgewählt werden müssen.

Die Geschäftskorrespondenz per E-Mail ist eine bequeme Möglichkeit der schriftlichen Kommunikation zwischen Unternehmen. Man muss viele Briefe schreiben und empfangen, und Geschwindigkeit und Korrektheit der Kommunikation gehören zu den Komponenten eines erfolgreichen Unternehmens. Einige Regeln der Geschäftskorrespondenz.

E-Mail hat aufgrund seiner Vorteile – Verfügbarkeit rund um die Uhr, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit – einen festen Platz in der Geschäftskorrespondenz eingenommen. In diesem Artikel werden wir einige Nuancen der Online-Geschäftskorrespondenz betrachten.

Briefe empfangen

1. Sie sollten Ihr Postfach während des Arbeitstages mehrmals überprüfen. Andernfalls könnten Sie wichtige Themen aufschieben und die Arbeit anderer Leute aufhalten.
2. Wenn Sie einen Brief erhalten, müssen Sie ihn lesen, denn jemand hat ihn gesendet. Natürlich reden wir hier nicht von Spam.
3. Wenn Sie eine Führungsposition innehaben, sollte Ihr Arbeitstag mit dem Abrufen Ihrer E-Mails beginnen. Der Einfachheit halber können Sie Ihren E-Mail-Client so konfigurieren, dass alle 10–20 Minuten automatisch E-Mails zugestellt oder gesendet werden.
4. Wenn Sie beschäftigt sind und eine E-Mail erhalten, schauen Sie sich an, von wem sie stammt, wie die Betreffzeile lautet und werfen Sie einen kurzen Blick auf den Titel, um die Wichtigkeit der E-Mail einzuschätzen.
5. Versuchen Sie, sofort auf E-Mails zu antworten – so vermeiden Sie Posteingänge.

Sie müssen die Felder „An“, „Cc“ und „Bcc“ korrekt verwenden.

1. "An wen". Wenn Sie eine Frage senden oder um Klärung bitten, erwarten Sie eine Antwort vom Adressaten, dessen Daten im Feld „An“ angegeben sind. Wenn Sie der Empfänger sind, müssen Sie die Frage beantworten. Das heißt, dieses Feld gibt die Daten des Empfängers an.
2. "Kopieren". Bei den Empfängern, deren Daten in diesem Feld angegeben sind, handelt es sich sozusagen um „eingeladene Augenzeugen“. In diesem Fall sollte der Empfänger nicht auf den Brief antworten. Wenn es notwendig ist, einen solchen Brief zu versenden, sollte er aus Höflichkeitsgründen mit den Zeilen „Entschuldigung für die Störung“ beginnen.
3. „Versteckte Kopie“. Dem Hauptempfänger ist nicht bekannt, dass der Brief an den Adressaten gesendet wurde, dessen Daten im Feld „Blinddurchschrift“ angegeben sind. Darüber hinaus wird dieses Feld beim Versenden von Massenmails verwendet.

Vergessen Sie beim Antworten nicht den Button „Allen antworten“, damit Sie keinen einzigen Empfänger verpassen. Sie können unerwünschte Empfänger jederzeit entfernen und neue hinzufügen.

Betrefffeld. Dieses Feld muss immer ausgefüllt sein. Die Person, an die der Brief adressiert ist, erhält möglicherweise eine große Menge Post pro Tag und kann anhand dieses Feldes den Grad der Wichtigkeit des Briefes einschätzen. Die Betreffzeile des Briefes sollte den Inhalt kurz und informativ wiedergeben.

„Die Bedeutung des Schreibens.“ Falls der Brief wichtige oder dringende Informationen enthält, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, kennzeichnen Sie dies, indem Sie die Wichtigkeit auf „hoch“ setzen. Dadurch wird Ihre E-Mail in Ihrem Posteingang hervorgehoben. Aber missbrauchen Sie diese Funktion nicht unnötig.

So antworten Sie auf eine E-Mail

Im Folgenden sehen wir uns eine kurze Anleitung zum Verfassen einer Antwort auf einen Brief an.

1. Sie sollten immer mit einer Begrüßung beginnen – eine Hommage an die Höflichkeit, da kann man nichts machen.
2. Sie müssen mit einer Person in ihrer Sprache kommunizieren. Und das gilt nicht nur für die Linguistik, sondern auch für Kommunikationsformen. Informelle Kommunikation kann als Respektlosigkeit und sogar als Versuch, den Gesprächspartner zu beleidigen, angesehen werden.
3. Sie sollten keine Transliteration verwenden, außer beim Versenden eines Briefes von einem Mobiltelefon aus. Wenn Ihr E-Mail-Client nicht über die russische Sprache verfügt, senden Sie den Text des Briefes in der Bewerbung.
4. Ein Geschäftsbrief sollte konsistent, präzise und prägnant sein. Genauigkeit bedeutet, dass Sie die Daten, auf die Sie sich beziehen (Datum, Ort, Uhrzeit usw.), klar angeben. Spezifität – der Empfänger Ihres Briefes muss von den ersten Zeilen an verstehen, was genau von ihm verlangt wird. Prägnanz. Wenn Sie klar denken, können Sie Ihre Gedanken klar ausdrücken. Und Ihr Gesprächspartner wird es sofort sehen und zu schätzen wissen. Deshalb lohnt es sich, mehrere Seiten lang auf „Wasser“ zu verzichten, wenn man in wenigen Sätzen den Kern der Sache darlegen kann.
5. Wenn ein Brief mehrere Fragen, Aufgaben oder Themen enthält, müssen diese strukturiert und voneinander getrennt werden. Ein kontinuierlicher Gedankenstrom ist schwer zu lesen und noch schwieriger ist es, daraus wichtige Punkte abzuleiten.
6. Auf schriftlich gestellte Anfragen ist möglichst ausführlich zu antworten. Antworten wie „Das wird schon gemacht“ sind inakzeptabel.
7. Der Text des Briefes sollte keine Fehler enthalten. Es ist in Ordnung, wenn sich ein oder zwei kleinere Tippfehler einschleichen. Wenn Sie jedoch von Buchstabe zu Buchstabe unter chronischem Analphabetismus leiden, wird der Gesprächspartner nicht den besten Eindruck von Ihnen haben.
8. Lesen Sie Ihre Briefe immer Korrektur! Lesen Sie den Brief mehrmals und stellen Sie sicher, dass Sie nichts übersehen haben, überprüfen Sie ihn auf Fehler, ob die Angaben des Empfängers korrekt sind usw. usw.