Etika e korrespondencës së biznesit. Rregullat për korrespondencën e biznesit: shembuj

Rregullat e korrespondencës së biznesit dhe disa manovra të ndërlikuara për krijimin e marrëdhënieve të mira duke përdorur letra duhet të dihen jo vetëm nga ata, emaili i të cilëve është i tejmbushur me korrespondencë hyrëse çdo ditë pune, dhe planet e të cilëve përfshijnë disa korrespondencë dhe mesazhe, iniciatori i të cilave duhet të jeni ju. . Zotërimi i magjisë së ahut është i dobishëm për çdo grua moderne. Kjo do të jetë e dobishme, të paktën, kur kërkoni një punë - dërgimi i CV-ve, letrave motivuese, informacione shtesë për veten tuaj sipas kërkesës dhe detyrave të testimit, si dhe dërgimi i mesazheve për të koordinuar kohën e intervistës.

Shkrim-leximi është baza e korrespondencës së biznesit dhe fytyrës suaj

Fakti që blogerët me disleksi mund të jenë të njohur në internet nuk duhet të jetë një justifikim për gabimet dhe rrëshqitjet tuaja. Mos e ngushëlloni veten me faktin se gjërat nuk funksionuan me gjuhën ruse në shkollë (është koha për të përmirësuar rregullat për të shkruar "jo" me pjesë të ndryshme të të folurit). Jini sa më kërkues ndaj vetes. Është veçanërisht fyese kur kryeni korrespondencë biznesi të shkruani gabimisht fjalë nga fusha juaj profesionale. Bashkëbiseduesi mund të dyshojë në kompetencën tuaj.

1. Mbani faqen e internetit gramota.ru në faqeshënuesit e shfletuesit tuaj të internetit.

2. Mos përdorni fjalë për të cilat nuk mund të jepni një përkufizim të saktë (të paktën kontrolloni Wikipedia).

3. Mbani në mend se fjalët e rralla dhe specifike që mund të mos jenë të njohura për bashkëbiseduesin do ta ngatërrojnë atë ose mund të keqinterpretohen. Nëse bashkëbiseduesi duhet të njihet me terminologjinë tuaj, atëherë, sipas rregullave të mirësjelljes, jepni një shpjegim të termave dhe shkurtesave të përdorura.

4. Mundohuni të mos i bëni fjalitë shumë të gjata. Lini dizajne komplekse dhe të zbukuruara për të shkruar një roman, jo për të kryer korrespondencë biznesi.

5. Ne rekomandojmë fuqimisht që të shkruani mesazhin jo menjëherë në pjesën e poshtme të letrës, por fillimisht në një skedar në kompjuterin tuaj. Së pari, drejtshkrimi dhe shenjat e pikësimit të integruara të fjalës do t'ju ndihmojnë. Së dyti, do të eliminoni situatën e pakëndshme të dërgimit aksidental të një letre biznesi para kohe ose humbjes së saj për shkak të mbylljes së shfletuesit, etj. (kur shkruani tekst në Word, bëni zakon të klikoni më shpesh në ikonën "ruaj" dhe vendosni automatikisht -ruani në intervale të shkurtra në cilësimet). Mos harroni se shkrimi parashikues në tableta dhe pajisje celulare mund të sigurojë disa korrigjime të papritura në fjalët tuaja.

6. Para se të dërgoni një letër, rilexoni atë disa herë. Nëse koha po mbaron (nga rruga, një nga rregullat themelore të rëndësishme të korrespondencës së biznesit është të mos vononi afatet, kështu që është më mirë të mos filloni të shkruani në momentin e fundit), atëherë rilexoni tekstin që keni shkruar disa kohë më pas shtypja - pas gjysmë ore ose një ore, duke kaluar për ndonjë biznes tjetër.

Korrespondencë biznesi kompetente. Detaje të rëndësishme

Vëmendja ndaj detajeve gjatë kryerjes dhe ekzekutimit të korrespondencës së biznesit tregon respekt dhe kursen kohë

7. Mos neglizhoni plotësimin e fushës “subjekt” të letrës . Nëse po dërgoni emailin tuaj të parë të ftohtë, linja e temës mund të jetë tërheqëse, unike dhe intriguese. Por nëse letra juaj tashmë pritet ose keni qenë në korrespondencë me marrësin për disa kohë, atëherë tema duhet të shprehet shkurt, qartë dhe shkurt. Kjo do t'ju lejojë të gjeni shpejt letrën tuaj (si për ju ashtu edhe për marrësin) në postë nëse është e nevojshme.

8. Zinxhirët e gjatë të "Re: Re: Re:" japin përshtypjen e mbeturinave. Mos kini frikë të filloni një zinxhir të ri me bashkëbiseduesin tuaj, citoni vetëm mesazhet e mëparshme që janë të rëndësishme për këtë çështje (dhe po, ato duhet të "tërhiqen" nëse, për shembull, po diskutoni detajet e një projekti specifik , duke rënë dakord për një buxhet/çmime/paketa shërbimesh etj. - në këtë rast, kuotimi është i përshtatshëm dhe kërkohet nga etiketa e biznesit).

9. Nëse mesazhi në hyrje përmban disa pyetje për ju, atëherë përgjigjuni atyre, duke cituar secilën veç e veç. Nëse po dërgoni një letër me disa pyetje, atëherë përdorni numërimin dhe ndani tekstin në paragrafë. Qëndroni në një strukturë të qartë.

10. Në pjesën kryesore të letrës, komentoni të gjitha bashkëngjitjet e mesazhit. Nënshkruani të gjithë skedarët që bashkëngjitni në mënyrë që marrësi të marrë menjëherë informacione për përmbajtjen e tyre .

11. Nënshkrimi është një detaj shumë i rëndësishëm Letër Biznesi. Në cilësimet e shërbimeve të postës elektronike, zakonisht mund të vendosni një nënshkrim automatik për të gjitha letrat tuaja. Një nënshkrim i shkruar mirë është i barabartë me printimin e kartave të biznesit, kartave të mira të biznesit. Përveç emrit dhe mbiemrit tuaj, përdorni përcaktimin e pozicionit tuaj, informacionin e kontaktit (telefon, skype) dhe logon e kompanisë në nënshkrimin tuaj. Ashtu si kartat e biznesit që janë të rëndësishme në mënyrë krijuese (të paharrueshme dhe të lidhura me personin ose kompaninë për të cilën punojnë) konsiderohen më të mirat, një nënshkrim mund të jetë "me një kthesë" që tregon lidhjen tuaj me kompaninë ose flet për dashurinë tuaj për biznesin. ju bëni. Për shembull, disa punonjës të shtëpisë botuese Mann, Ivanov dhe Ferber përdorin fjalinë shtesë "Tani po lexoj..." në nënshkrimin e tyre (dhe fusin emrin e produktit të ri të shtëpisë botuese). Përfaqësuesit e kompanive në industrinë ushqimore mund t'i përfundojnë letrat e tyre me urimet për një "ditë të shijshme", etj. Ndonjëherë një formatim i tillë i korrespondencës së biznesit duhet të bihet dakord me menaxhmentin.

12. Për korrespondencën e biznesit, NameWoman rekomandon fuqimisht krijimin e një adrese postare të veçantë. Këshillohet që ai të pasqyrojë emrin e kompanisë ose domenin e faqes së internetit të kompanisë, emrin tuaj (i plotë, pa forma zvogëluese) dhe mbiemrin tuaj. Mos përdorni numra që tregojnë moshën ose vitin e lindjes në emrin tuaj të emailit. Është krejtësisht e pranueshme të shfaqni pozicionin tuaj në titullin e emailit, por disa njerëz e shmangin atë sepse planifikojnë të mos ndryshojnë adresën e tyre të emailit ndërsa ngjiten në shkallët e karrierës.

Ju gjithashtu duhet të shmangni përdorimin e adresave të postës elektronike që janë lozonjare ose tepër krijuese kur dërgoni CV dhe letra të ngjashme biznesi. Sidomos nëse jeni kandidat për një pozicion serioz në një kompani të madhe.

Etiketa e korrespondencës së biznesit

13. Stili i korrespondencës së biznesit nuk duhet të jetë i thatë. Por serioziteti dhe një rreptësi e caktuar e modeleve është një rregull i detyrueshëm. Shmangni prapashtesat zvogëluese, shprehjet zhargone dhe bisedore.

14. Emoticons mund të jenë një kurth. Në parim, ato nuk duhet të jenë në shkronjat e para të një njohjeje biznesi. Me kontakt të vendosur, kllapat e buzëqeshjes janë ende të pranueshme, por mos e teproni dhe mos u bëni iniciatorë të "dekorimeve të lezetshme" të letrës. Emoticon të trishtuar dhe të animuar krijues gjatë kryerjes së korrespondencës së biznesit (dhe veçanërisht në situatat kur jeni "nga poshtë") janë rreptësisht të ndaluara.

15. Sigurohuni që të përdorni një përshëndetje me respekt dhe adresë me emër, emër dhe patronim në fillim të letrës dhe më tej përgjatë tekstit, nëse është e përshtatshme. Kjo nuk kërkohet vetëm nga etika e korrespondencës së biznesit, por ju lejon të rritni interesin e bashkëbiseduesit për mesazhin tuaj dhe besnikërinë ndaj tij. Marrësit janë gjithmonë më të vëmendshëm ndaj letrave të adresuara, kështu që përpiquni të zbuloni paraprakisht emrin e personit të cilit duhet t'i shkruani dhe çfarë lloj adrese ai preferon (me emrin ose emrin dhe patronimin).

Sipas rregullave të korrespondencës së biznesit, në raste normale përgjigja duhet të dërgohet brenda ditëve të punës, maksimumi dy. Nëse merrni një letër në orët e fundit të ditës së punës përpara një fundjave të gjatë ose pushimeve, atëherë nuk ju kërkohet të jepni një përgjigje të detajuar për një letër jourgjente. Megjithatë, sipas rregullave të mirësjelljes së korrespondencës së biznesit, do të ishte e arsyeshme të dërgoni një përgjigje të shkurtër duke deklaruar se keni marrë letrën dhe një koment që jeni aktualisht larg dhe do të përgjigjeni në detaje pas një date ose jo më vonë se një periudhë e tillë. . Ju duhet të bëni të njëjtën gjë nëse, për t'u përgjigjur, keni nevojë për sqarim të çdo informacioni që duhet të merrni nga një palë e tretë ose pasi të keni kryer një punë të plotë për mbledhjen e të dhënave dhe përgatitjen e materialeve.

Nga ana tjetër, nëse keni nevojë për një letër përgjigje nga bashkëbiseduesi juaj, atëherë mund ta kopjoni kërkesën tuaj në 3 ditë pune. Nëse keni nevojë për një përgjigje urgjente, atëherë shkruani për këtë saktë në letrën tuaj të parë (duke shpjeguar arsyet, nëse është e mundur), duke kërkuar gjithashtu konfirmimin e marrjes së saj. Nga rruga: kontrolloni dosjen tuaj të postës elektronike rregullisht (çdo tre ditë).

Dhe pak më shumë se si duket një letër e bukur biznesi. Formatimi i korrespondencës së biznesit

Letra duhet të jetë e lehtë për t'u lexuar dhe kuptuar. Fjalitë e shkurtra, një minimum frazash pjesëmarrëse dhe ndajfoljore - ndërtime të thjeshta - janë baza e korrespondencës së biznesit. Çfarë tjetër do t'ju ndihmojë të paraqisni mostrën e përsosur të shkronjave sipas të gjitha rregullave?

16. Paragrafët në korrespondencën tuaj nuk duhet të jenë më të gjatë se 7-10 rreshta.

17. Teksti i një letre biznesi do të perceptohet më mirë dhe do të duket më i pastër nëse hapësira midis paragrafëve është më e madhe se hapësira midis rreshtave në një paragraf.

19. Fjalët, dhe aq më tepër frazat dhe fjalitë e tëra, të shkruara me shkronja të mëdha perceptohen si të bërtitura, presion dhe mosrespektim. Ky stil është i papërshtatshëm për korrespondencën e biznesit. Mos ia lejoni vetes ta bëni këtë edhe nëse jeni një shef i pakënaqur me vartësin e tij.

Teknikat e mirësjelljes së biznesit dhe rrjetëzimit

20. Lëreni bashkëbiseduesin tuaj të pajtohet me propozimin tuaj, të pasqyrojë mendimin e tij, t'ju japë këshilla, të lërë një koment ose të bëjë një pyetje. Mënyra më e lehtë për ta bërë këtë është të përdorni në një letër frazat "çfarë mendoni për këtë?", "Nëse keni ndonjë pyetje, unë do të përpiqem t'u përgjigjem atyre", "më shkruani për vendimin tuaj".

21. Jini të vëmendshëm ndaj sinjaleve që vijnë nga marrësi. Kushtojini vëmendje stilit të të shkruarit të bashkëbiseduesit dhe mënyrës se si ju drejtohet. Mos harroni rregullin psikologjik të pasqyrës. Është mirë nëse letra juaj pasqyron stilin e tij (por jo e shkruar gabim, sigurisht). Nëse ai përmend disa informacione personale, kini parasysh. Jini të sjellshëm dhe korrekt, duke reflektuar gëzim, simpati, pjesëmarrje dhe urime për festat.

22. Duke folur për pushime. Nëse korrespondenca juaj e biznesit zhvillohet rreth datave të festave zyrtare, atëherë përgëzojeni bashkëbiseduesin tuaj për festat e kaluara/të ardhshme. Klientët e rëndësishëm dhe ata me të cilët mbani korrespondencë biznesi afatgjatë, sipas rregullave të mirësjelljes, duhet të përgëzohen me një letër të veçantë. Do të jetë e dobishme të zbuloni se kur është ditëlindja e bashkëbiseduesit tuaj - ky informacion zakonisht është i lehtë për t'u marrë nga rrjetet sociale.

Mbani bazën tuaj individuale të klientëve dhe bazën e të dhënave profesionale të kontakteve. Përveç mbiemrave dhe emrave, pozicioneve dhe numrave të telefonit, lidhjeve me llogaritë në rrjetet sociale dhe email, shkruani të dhënat personale, shënoni projekte dhe çështje për të cilat keni kaluar tashmë rrugët në korrespondencën e biznesit.

23. Etika e korrespondencës së biznesit dhe mirësjellja themelore thotë: mos harroni fjalët e mirënjohjes. Për urime, këshilla, sqarime, ftesa, certifikata informative, përgjigje të menjëhershme nga korrespondenti juaj i biznesit.

Milena Just

Letrat e një personi inteligjent pasqyrojnë karakterin e atyre të cilëve u drejtohen.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Shkruani llojin e letrave që dëshironi të merrni.

[Aforizmi i lashtë]

Një letër është një argument i fuqishëm në botën e biznesit.

[Bekhtereva Victoria]

1. Pse të ketë standarde uniforme të korporatës në korrespondencën e biznesit?

Korrespondenca elektronike është një atribut i detyrueshëm i komunikimit të biznesit për çdo kompani. Praktikisht nuk ka kompani që nuk përdorin email. Por bëni vetes pyetjet e mëposhtme:

A ju ka ndodhur ndonjëherë që kur i dërgoni një email një kolegu, të duket sikur po dërgoni një letër në një vrimë të zezë dhe ai thjesht mund të mos ju përgjigjet?
Kur punonjësit telefonojnë njëri-tjetrin dhe i kërkojnë njëri-tjetrit të lexojnë urgjentisht një email, dhe kjo ndodh gjatë gjithë ditës
Kur absolutisht nuk mund të kuptoni se çfarë saktësisht duan nga ju në një email
Kur çështjet komplekse dhe të vështira kur diskutohen me email mbyten në një det informacioni, detajesh dhe çështja nuk zgjidhet kurrë

Nëse këto çështje janë të rëndësishme për ju, atëherë mund të fitoni shumë kohë çdo ditë duke zbatuar rregulla uniforme për korrespondencën elektronike. Në këtë artikull do të flasim për etiketën e korrespondencës së biznesit.

2. Shtatë rregullat kryesore të etikës së korrespondencës së biznesit

Le të ndajmë me kusht rregullat e korrespondencës së biznesit mbi rregullat e etikës Dhe rregullat e komunikimit dhe shkëmbimit të informacionit.

Rregullat e komunikimit rregullohen nga rregullat për shkëmbimin e informacionit brenda proceseve dhe projekteve të biznesit. Ne do t'i kushtojmë një artikull të veçantë atyre. Rregullat e etikës formojnë stilin e marrëdhënieve të brendshme midis punonjësve të kompanisë dhe ndikojnë në mënyrë të pashmangshme në formimin e imazhit të kompanisë suaj midis partnerëve. Për shembull, kohët e fundit kam marrë një letër nga një prej partnerëve tanë që fillonte me fjalët, "Mirëdita, Bekhterev". Mendoni se bashkëpunimi ynë funksionoi?

Për të mos "humbur fytyrën" e kompanisë kur kryeni korrespondencë biznesi, është e nevojshme të ndiqni "rregullat e arta" të etikës së korrespondencës së biznesit:

Ne gjithmonë e fillojmë një letër me një apel
Tema e letrës duhet të jetë
Para se të dërgoni, duhet të kontrolloni gabimet drejtshkrimore, shenjat e pikësimit dhe të folurit.
Letra duhet të jetë e strukturuar (PA ujë!)
Letra duhet të përmbajë formulimin e saktë
Nëse dërgojmë bashkëngjitje në një letër, atëherë sigurohuni që të shkruani se ka skedarë të bashkangjitur (kjo lëvizje do të ndihmojë në shmangien e situatave kur dërgoni një letër dhe skedari nuk është i bashkangjitur; marrësi, duke lexuar letrën dhe duke mos gjetur dokumentin e bashkangjitur , mund të përgjigjet shpejt dhe t'ju shkruajë se mungojnë dokumentet e bashkangjitura që keni treguar në letër).
Ne kurrë nuk e fshijmë korrespondencën. Një nga pikat më të rëndësishme. Historia e mesazheve nuk duhet të fshihet kurrë, pasi një letër është një dokument. Nëse është e nevojshme, gjithmonë duhet të jeni në gjendje të ngrini historinë tuaj të korrespondencës. Radislav Gandapas, për shembull, madje përfshiu një kërkesë për të mos fshirë historinë e korrespondencës në nënshkrimin e tij.

3. Llojet e shkronjave

Ka shumë klasifikime të ndryshme që ne propozojmë të dallojmë shkronjat sipas strukturës së tyre të projektimit;

Letër komunikimi (letër refuzimi, letër kërkesë, letër njohjeje, letër justifikimi, etj.)
Letër marrëveshjeje

Komunikimi me letra

Në këtë lloj letre përfshijmë të gjitha llojet e letrave që një punonjës përdor gjatë veprimtarisë së tij profesionale.

Struktura e shkronjave

Letra nuk duhet të formatohet në një tekst të vetëm. Ai duhet të jetë i strukturuar qartë dhe i dizajnuar mirë në mënyrë që marrësi të mos humbasë informacionin e rëndësishëm. Struktura e letrës përbëhet nga përbërës të qartë:

Lënda e letrës

Subjekti i letrës duhet të përmbajë veprimin specifik që prisni nga i padituri: "dakort për një marrëveshje", "sugjeroni çështje për shqyrtim", "dërgoni një raport" etj.

Nëse po dërgoni dokumente, rreshti i temës duhet të përmbajë një deklaratë të qartë të dokumenteve që gjenden në bashkëngjitur letrës.

Pse është e rëndësishme të formatoni saktë subjektin e emailit tuaj?

Është shumë e lehtë të gjesh letrën e nevojshme në rrjedhën e përditshme të informacionit bazuar në temën e letrës. Asnjë shkronjë e vetme nuk do të humbasë.

Shënim: nëse dërgoni një letër brenda një kompanie, atëherë rreshti i temës së letrës është i formatuar sipas një standardi të caktuar nëse dërgoni një letër jashtë kompanisë, atëherë këshillohet të formatoni rreshtin e temës sipas shabllonit: Kompania; emri: qëllimi i letrës.

Sa më konstruktive në trupin e letrës, aq më mirë! Një nga aftësitë kryesore të shkrimit të biznesit që duhet të zhvilloni te punonjësit tuaj është aftësia për të formuluar qartë dhe konciz mendimet tuaja.

P.S. Nëse gjatë hartimit të një letre përmendim një fakt nga letra e bashkëbiseduesit, ai duhet të citohet, i ndarë me ngjyrë ose font.

Nënshkrimi i korporatës

Modeli i nënshkrimit të korporatës duhet të jetë i njëjtë për të gjithë punonjësit e kompanisë.

Nënshkrimi duhet të përfshijë të gjitha detajet kryesore të adresuesit, në mënyrë që nëse është e nevojshme, marrësi i letrës të mund t'ju kontaktojë lehtësisht.

Sinqerisht,

Emri i plotë, pozicioni.

P.S. Nëse duam një marrëdhënie të ngrohtë me një partner/klient, atëherë ia vlen të lëshojmë një firmë personale. Çdo person është i kënaqur të marrë një letër me një qëndrim personal, qoftë edhe në korrespondencë zyrtare.

Nënshkrimi personal i referohet gjithmonë trupit të letrës. Shembull: Kalofsh një ditë të mbarë / Faleminderit / Ishte kënaqësi të bisedova me ju sot / Faleminderit që shpenzova kohë për një çështje kaq të rëndësishme / Përshëndetje familje dhe fëmijë, etj.

Per te kopjuar

Ne i plotësojmë fushat "Për" dhe "Cc" të fundit, në mënyrë që të mos dërgojmë aksidentalisht një letër kur ajo nuk është ende gati.

Cili është ndryshimi midis fushave Për dhe Cc?

Në fushën “Për” fusim adresën e personit nga i cili duhet të kryejmë disa veprime.

Në fushën “Kopjo” shënojmë adresën e personit që do të përfitonte nga leximi i përmbajtjes së letrës.

P.S. Përvoja jonë ka vërtetuar se fusha Cc është shumë e dobishme. Nëse jemi duke negociuar me një punonjës të zakonshëm, duke diskutuar çështje të rëndësishme, por nuk marrim përgjigje në themel dhe në kohë, atëherë ia vlen të futni një kopje të letrës nga drejtori ose menaxheri i lartë, dhe korrespondenca do të fillojë menjëherë në një mënyrë konstruktive.

Fatkeqësisht, në shumë kompani niveli i kulturës së korporatës nuk është në nivelin e duhur, si rezultat i të cilave lindin situata kur, në mënyrë që një punonjës të bëjë mirë punën e tij, është i nevojshëm një kontroll i rreptë nga ekipi drejtues.

Outlook ka gjithashtu një funksion si "Bcc" - një mjet i rëndësishëm që ju lejon të informoni palët e interesuara për letrën, por në të njëjtën kohë të mos e ngatërroni marrësin që letra nuk i drejtohet vetëm atij!

Letër marrëveshjeje

Një lloj letre e rëndësishme që ju lejon të përmbledhni takimin, të formuloni marrëveshjet me shkrim, të tregoni kohën e përfundimit dhe të sqaroni: a e kuptuan saktë të dyja palët se çfarë duhet të bëjnë?

Është e dobishme të hartohen letra të tilla pas takimeve, negociatave dhe konferencave në mënyrë që të kemi marrëveshje të shkruara dhe një vizion të përbashkët për zbatimin e tyre.

Struktura e shkronjave:

Përshëndetje, fjalime dhe falënderime për pjesëmarrësit në diskutim.
Përsëritja e qëllimit të takimit në të cilin u arritën marrëveshjet.
Një listë e të gjitha çështjeve që u diskutuan, në lidhje me vendimet e marra për to dhe caktimin e personit përgjegjës për ekzekutimin.
Regjistrimi i ideve që nuk kërkojnë zbatim urgjent për historinë.
Pyetje për adresuesit: A është marrë parasysh gjithçka? Ndonjë koment apo shtesë?

Për shembull:

Formatimi i një letre

Fonti

Shkronja e letrës duhet të jetë uniforme dhe pikat kryesore dhe titujt mund të theksohen me shkronja të pjerrëta, por është e domosdoshme t'i përmbaheni një stili të vetëm dizajni.

P.S. Gjithmonë duhet të mbani mend se fjalët e shkruara me shkronja të mëdha perceptohen si ngritje të tonit. Ato duhen shmangur.

Paragraf

Këshillohet që çdo mendim individual të formulohet në një paragraf të veçantë për ta bërë tekstin më të lehtë për t'u kuptuar.

dhëmbëzimet

Paragrafët nuk duhet të bashkohen me njëri-tjetrin. Për ta bërë letrën më të lexueshme, shënimet duhet të jenë pas përshëndetjes, para çdo paragrafi dhe para nënshkrimit:

Për ta bërë letrën vizualisht më tërheqëse, është më mirë të formatoni lidhjet në trupin e letrës si hiperlidhje:

Stili i të shkruarit

Ju ftojmë në një klasë master nga Sergei Bekhterev.

Fitoni të paktën 1 orë kohë të lirë në ditë me këtë trajnim!

Në klasën master do të mësoni:
✓ Si të menaxhoni detyrat në mënyrë që të gjitha detyrat të kryhen 100% dhe në kohë
✓ Si të përgatiten dhe zhvillohen në mënyrë efektive takimet
✓ Si të organizohet puna produktive e punonjësve në një zyrë

Kur i shkruajmë një letër një miku ose të afërmi, ne mund të shpërfillim gabimet dhe shenjat e pikësimit, të shkurtojmë fjalët sipas dëshirës dhe të përdorim zhargon. Gjëja kryesore është të bëjmë të qartë se për çfarë po flasim. Por nëse i shkruajmë një të panjohuri ose një personi të panjohur dhe duam të marrim një përgjigje prej tij, atëherë duhet të kemi parasysh disa rregulla.

Rregullat e komunikimit

1 . Tregoni gjithmonë temën e letrës.

Fusha “Subject” duhet të plotësohet në çdo rast dhe është shumë e dëshirueshme që ajo të korrespondojë me përmbajtjen e mesazhit.

Për shembull, nëse dëshironi të caktoni një takim për një konsultë më 5 mars, shkruani: "Regjistrohu për një konsultë (03/05)."

2. Kur i përgjigjeni një letre, ruani historinë tuaj të korrespondencës.

Kur merrni një letër nga dikush, mund t'i përgjigjeni asaj në tre mënyra:

Kopjoni adresën e dërguesit dhe shkruani atij një letër të re.
Klikoni në fushën e përgjigjes speciale në fund të mesazhit.
Përdorni butonin "Përgjigju".

Për korrespondencën e biznesit, duhet të përgjigjeni në mënyrën e tretë, domethënë, klikoni në butonin "Përgjigju". Do të hapet një email i ri, duke përsëritur atë që keni marrë. Tema është e njëjtë, vetëm me parashtesën “Re:”, teksti origjinal është cituar plotësisht.

Ky është formulari standard i përgjigjes dhe nuk duhet të ndryshoni asgjë në lidhje me të. Përgjigja juaj duhet të shtypet përpara tekstit të cituar. Kjo është bërë në mënyrë që secili pjesëmarrës në bisedë të kujtojë atë që u diskutua në çdo kohë.

3. Gjithmonë përshëndetni dhe drejtojuni bashkëbiseduesit tuaj si "ju".

Çdo mesazh duhet të fillojë me një përshëndetje. Dhe është më mirë nëse është individuale. Nëse është e përshtatshme, thirrni bashkëbiseduesin me emër, përndryshe - me emrin dhe patronimin.

Këshillohet që letra të mbyllet me ndërtimin e mëposhtëm: Sinqerisht, ... (emër/mbiemër ose emër/patronim).

Për shembull: Përshëndetje, Alexey Petrovich. Ju lutemi dërgoni kontratën te Ivan Mikhailovich. Përshëndetje, Ilya Krivosheev

4 . Përgjigju sa më shpejt të jetë e mundur.

Sa më shpejt t'i përgjigjeni një mesazhi, aq më mirë. Idealisht brenda pak orësh. Por është gjithashtu e mundur brenda pak ditësh. Sa më gjatë të prisni të përgjigjeni, aq më keq ndikon në reputacionin tuaj.

Sa i përket tekstit të mesazhit, kur e shkruani duhet të ndiqni edhe disa rregulla.

Shkruani në mënyrë specifike, por në detaje

Mos e bëni personin tjetër të marrë me mend se çfarë do të thoshit. Nëse problemi nuk është i dukshëm, përshkruani atë me sa më shumë detaje: si e keni marrë rezultatin që keni, çfarë saktësisht dëshironi të arrini dhe çfarë kërkohet nga bashkëbiseduesi juaj.

Por kjo nuk do të thotë që ju duhet të tregoni të gjitha detajet në detaje. Kapërceni gjërat e panevojshme - vlerësoni kohën e personit tjetër.

Përpiquni të shkruani shkurt dhe në pikën e duhur

Nuk ka nevojë, për shembull, të flasësh se si është gruaja, vjehrra dhe të afërmit e tjerë.

Sa i përket madhësisë, në mënyrë ideale një "ekran" (pa lëvizje). Maksimumi - madhësia e tekstit që përshtatet në një fletë A4.

Përdorni sens të përbashkët dhe mirësjellje të përbashkët

Jini të sjellshëm, të vëmendshëm, faleminderit për letrat dhe kohën tuaj.

Çfarë absolutisht nuk mund ta bëni

1 . Abuzimi me shenjat e pikësimit.

Mjafton një pasthirrmë ose pikëpyetje. Ato nuk duhet të dyfishohen. Gjithashtu, mos e teproni me elipset.

Një shembull i një letre "të keqe":

2. Përdorni shkronja, madhësi dhe ngjyra të ndryshme të shkronjave.

Sajtet dhe programet e postës ju lejojnë t'i ndryshoni këto cilësime. Mund të zgjidhni një font të pazakontë, t'i bëni shkronjat më të mëdha ose më të vogla ose ta ngjyrosni tekstin me ngjyra të ndryshme. Por kjo është e papërshtatshme në korrespondencën e biznesit!

Është më mirë të mos ndryshoni asgjë dhe të lini gjithçka ashtu siç është si parazgjedhje. E vetmja gjë që është e pranueshme është të theksohen disa fjalë me shkronja të zeza ose të pjerrëta. Por vetëm nëse është e nevojshme!

Një shembull i një letre "të keqe":

3. Futni foto të buzëqeshura.

Lërini fytyra, lule dhe zemra të lumtura dhe të trishtuara për korrespondencën personale. Në letrat e biznesit, është më mirë të mos përdorni emoticon - as tekst dhe as fotografi.

Një shembull i një letre "të keqe":

4 . Printoni tekstin me shkronja të mëdha.

Shtypja e tekstit me shkronja të mëdha në internet konsiderohet sjellje e keqe. Kjo vlen si për korrespondencën e biznesit ashtu edhe për atë personale, si dhe për komunikimin në rrjetet sociale, Skype, forume dhe vende të tjera. Për më tepër, kjo vlen si për të gjithë tekstin ashtu edhe për fjalët individuale.

Tasti i tastierës Caps Lock është përgjegjës për shkronjat e mëdha. Kjo do të thotë, nëse të gjitha shkronjat tuaja janë shtypur me shkronja të mëdha, thjesht duhet ta shtypni një herë dhe ta lëshoni.

Për më tepër, mos e printoni "Lëndën" e letrës me shkronja të mëdha - ky është kulmi i mosrespektimit!

Në një shënim. Të shkruash fjalë individuale dhe të gjithë tekstin me shkronja të mëdha duket si të bërtasësh. Dhe të bërtiturit është agresion, që shkon përtej korrespondencës kulturore.

Nëse vërtet duhet të nënvizoni diçka në tekst, është më mirë ta bëni atë duke përdorur shkronja të theksuara ose të pjerrëta.

Dhe gjithashtu është shumë e këshillueshme që të shmangni fjalët "Urgjente", "E rëndësishme" dhe të tjera që shprehin padurim në temën e letrës.

shkrim-lexim

Ju nuk duhet të jeni shumë të rreptë për këtë, por përpiquni të shkruani saktë në letrat tuaja. Disa këshilla të thjeshta:

Çdo fjali duhet të fillojë me një shkronjë të madhe. Për ta shtypur, mbani të shtypur tastin Shift.
Duhet të ketë një pikë në fund të çdo fjalie. Në paraqitjen e tastierës ruse, ajo ndodhet në rreshtin e poshtëm në të djathtë (para Shift).
Për të shtypur një presje, mbani të shtypur Shift dhe shtypni butonin pikë.
Mos vendosni hapësirë përpara presjes ose pikës. Pas tyre duhet të ketë një hapësirë.

Dhe një këshillë tjetër për ata që dinë të paktën pak të përdorin redaktuesin e tekstit Word (Writer). Fillimisht shkruani shkronjën në këtë program. Do të nxjerrë në pah gabimet me një vijë të kuqe dhe duke klikuar me të djathtën mbi një fjalë të tillë, mund ta korrigjoni atë.

Kopjoni dhe ngjisni tekstin e përfunduar në fushën e shkronjave. Por përpara se të futni, duhet të çaktivizoni formatimin në mënyrë që të mund të shtohet pa formatim nga Word (Writer).

Në postën mail.ru, për ta bërë këtë, klikoni në shenjën "Hiq dizajnin" në krye.

Në Yandex.Mail - butoni "Disable design" në të djathtë.

Pas ngjitjes, pamja mund të rikthehet përsëri.

Komunikimi i biznesit nuk mund të imagjinohet pa korrespondencë, pasi një takim personal për të zgjidhur çështjet e bashkëpunimit nuk është gjithmonë i mundur. Problemet më të ngutshme korrespondenca e biznesit

Komunikimi i biznesit nuk mund të imagjinohet pa korrespondencë, pasi një takim personal për të zgjidhur çështjet e bashkëpunimit nuk është gjithmonë i mundur. Korrespondenca e biznesit ndihmon në zgjidhjen e problemeve më të ngutshme në një kohë të shkurtër, por mosrespektimi i rregullave të mirësjelljes ose ndërtimi i palogjikshëm i një letre mund të dëmtojë partneritetet ose të tjetërsojë një klient të mundshëm. Ashtu si në negociatat zyrtare, ekzistojnë disa rregulla: formati i letrës dhe stili i komunikimit.

Rregulla të përgjithshme për kryerjen e korrespondencës së biznesit

1. Para se të shkruani një letër, vendosni për karakteristikat e saj:

lloji i letrës (mbulim, garanci, porosi, rikujtues, njoftim, etj.; letër prezantimi ose ftesë për një përgjigje);

shkalla e aksesueshmërisë për adresuesin (nëse mund të shprehni të gjitha pikat e nevojshme në një letër ose do t'ju duhet një e dytë, sqaruese);

urgjenca e dorëzimit (nëse letra është urgjente, është më mirë ta dërgoni me postë të regjistruar ose me postë elektronike).

2. Krijo një letër duke përdorur shabllonet ekzistuese, bazuar në llojin e tij, dhe gjithashtu mbështeteni në GOST R 6.30-2003. “Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion."

3. Çdo letër biznesi ka strukturën e përgjithshme të mëposhtme:

emri i organizatës dërguese;
data e shkrimit;
adresa e marrësit, treguesi i një korrespondenti specifik;
adresa e hapjes;
një tregues i temës dhe qëllimit të letrës;
teksti kryesor;
përfundimi (formula e mirësjelljes);
nënshkrimi i dërguesit;
tregues të aplikimit dhe shpërndarjes së kopjeve (nëse ka).

4. Kur përgatitni një letër biznesi, përdorni redaktuesin e tekstit Microsoft Word:

përdorni shkronjat Times New Roman, madhësia e shkronjave 12-14 pikë, hapësira midis rreshtave - 1-2 pikë;

Vendosni numrat e faqeve të letrës në anën e poshtme djathtas;

Kur printoni tekst në formatin A4, përdorni hapësirë 1,5–2 rreshtash, format A5 ose më pak - një distancë rreshtash. Detajet shtypen gjithmonë me një ndarje rreshtash.

5. Nëse jeni duke folur në emër të një organizate dhe keni ndërmend të dërgoni një letër të printuar, sigurohuni që të përdorni letrën, meqenëse prania e tij do të jetë karta e thirrjes së kompanisë suaj. Kini kujdes të veçantë kur përgatitni një formular zyrtar, kjo aftësi duhet të jetë e detyrueshme për çdo punonjës zyre.

6. Për korrespondencën ndërkombëtare, letra duhet të shkruhet në gjuhën e adresuesit ose në anglisht(si më i zakonshmi në marrëdhëniet e biznesit).

7. Mbani një ton korrekt, të ngjashëm me biznesin. Filloni letrën me një adresë, e cila, në varësi të shkallës së afërsisë suaj me korrespondentin, mund të fillojë ose me fjalët "I dashur + Emri i plotë" ose "I dashur + Emri i plotë". Mbani mend, fjalët në adresë ose në treguesin e adresuesit në asnjë rast nuk duhet të jenë të shkurtuara (për shembull, "respektohet" si "uv." ose "për shefin e departamentit" si "drejtues i departamentit") - këto janë rregullat e mirësjelljes së biznesit. Gjithmonë përfundoni letrën tuaj me një falënderim për bashkëpunimin tuaj. Para nënshkrimit duhet të jetë fraza "Me respekt, ..." ose "Sinqerisht e juaja, ...". Adresimi "ju" në korrespondencën zyrtare është i papranueshëm, edhe nëse mbani marrëdhënie miqësore me korrespondentin.

8. Zgjidhni fjalorin tuaj me kujdes, shmangni pasaktësitë dhe frazat e paqarta dhe përdorimin e tepruar të profesionalizmit. Letra duhet të jetë e kuptueshme.

9. Ndani përmbajtjen e letrës në paragrafë kuptimplotë në mënyrë që marrësi të mos jetë i rëndë dhe i vështirë për t'u kuptuar. Ndiqni rregullin: paragrafët e parë dhe të fundit duhet të përmbajnë jo më shumë se katër rreshta të shtypura, dhe pjesa tjetër - jo më shumë se tetë.

10. Përgjigjuni emaileve të biznesit sipas etiketës së pranuar: për një kërkesë me shkrim - brenda 10 ditëve pas marrjes; për letrat e dërguara me faks ose email - brenda 48 orëve, duke përjashtuar fundjavat.

Korrespondencë biznesi brenda organizatës

Korrespondenca e biznesit midis punonjësve të kompanisë është më e thjeshtuar në krahasim me korrespondencën e dërguar një pale të tretë.

të jetë konciz;
të jetë i natyrës afariste;
letra duhet të tregojë datën;
Në fund të letrës ka një formulë mirësjelljeje dhe një nënshkrim.

Një shembull i korrespondencës së biznesit brenda organizatës mund të jetë një letër urimi në emër të menaxherit ose ekipit, drejtuar heroit të ditës ose një punonjësi që ka marrë një promovim.

Kur diskutoni projektet me shkrim, zakonisht përdoren vetëm disa elementë të detyrueshëm të një letre biznesi - një tregues i temës, një apel, një deklaratë e shkurtër e thelbit të çështjes dhe një formulë mirësjelljeje me një nënshkrim të shtypur.

Mos harroni se forma e letrës dhe shablloni i kërkuar duhet të zgjidhen në bazë të nivelit të korrespondencës së biznesit dhe llojit të informacionit që dëshironi t'i jepni adresuesit.

Korrespondenca e biznesit me email është një mënyrë e përshtatshme e komunikimit me shkrim ndërmjet subjekteve afariste. Ju duhet të shkruani dhe të merrni shumë letra, dhe shpejtësia dhe korrektësia e komunikimit është një nga komponentët e një kompanie të suksesshme. Disa rregulla të korrespondencës së biznesit.

E-mail-i ka zënë vendin e tij në korrespondencën e biznesit për shkak të avantazheve të tij - disponueshmëria gjatë gjithë kohës, efikasiteti dhe lehtësia e përdorimit. Në këtë artikull do të shikojmë disa nga nuancat e korrespondencës së biznesit në internet.

Marrja e letrave

Ju duhet të kontrolloni kutinë tuaj postare disa herë gjatë ditës së punës. Përndryshe, mund të zvarriteni për çështje të rëndësishme dhe të pengoni punën e të tjerëve.
Nëse merrni një letër, atëherë duhet ta lexoni, sepse dikush e ka dërguar. Natyrisht, këtu nuk po flasim për spam.
Nëse mbani një pozicion menaxherial, atëherë dita juaj e punës duhet të fillojë me kontrollimin e emailit tuaj. Për lehtësi, konfiguroni klientin tuaj të postës elektronike që të dorëzojë ose dërgojë automatikisht postë çdo 10-20 minuta.
Kur jeni të zënë dhe merrni një email, shikoni nga kush është, cila është linja e temës dhe hidhini një sy titullit për të vlerësuar rëndësinë e emailit.
Përpiquni t'u përgjigjeni emaileve menjëherë - kjo do t'ju ndihmojë të shmangni kutitë hyrëse.

Duhet të përdorni saktë fushat To, Cc dhe Bcc.

"Kujt". Nëse dërgoni një pyetje ose kërkoni sqarime për diçka, atëherë prisni një përgjigje nga adresuesi, të dhënat e të cilit tregohen në fushën "për". Kur jeni marrësi, duhet t'i përgjigjeni pyetjes. Kjo do të thotë, kjo fushë tregon të dhënat e marrësit.
"Kopje". Marrësi, të dhënat e të cilit tregohen në këtë fushë janë, si të thuash, "dëshmitarë okularë të ftuar". Në këtë rast, marrësi nuk duhet t'i përgjigjet letrës. Për më tepër, nëse është e nevojshme të dërgoni një letër të tillë, ajo duhet të fillojë me rreshtat "më falni për ndërprerjen", për mirësjellje.
"Kopje e fshehur". Marrësi kryesor nuk është në dijeni se letra i është dërguar adresuesit, të dhënat e të cilit tregohen në fushën "kopje e verbër karboni". Përveç kësaj, kjo fushë përdoret kur dërgoni postë masive.

Kur përgjigjeni, nuk duhet të harroni butonin "përgjigju të gjithëve", kjo do t'ju ndihmojë të mos humbisni një marrës të vetëm. Mund të hiqni marrës të padëshiruar dhe të shtoni të rinj në çdo kohë.

Fusha e lëndës. Kjo fushë duhet të plotësohet gjithmonë. Personi të cilit i drejtohet letra mund të marrë një sasi të madhe poste në ditë dhe duke përdorur këtë fushë ai do të jetë në gjendje të vlerësojë shkallën e rëndësisë së letrës. Subjekti i letrës duhet të pasqyrojë shkurtimisht dhe në mënyrë informative përmbajtjen e saj.

"Rëndësia e të shkruarit". Në rast se letra përmban informacione të rëndësishme ose urgjente që kanë nevojë për vëmendje të menjëhershme, tregoni këtë duke vendosur rëndësinë në "të lartë". Kjo do ta bëjë emailin tuaj të dallohet në kutinë tuaj hyrëse. Por mos e keqpërdorni këtë veçori pa nevojë.

Si t'i përgjigjeni emailit

Më poshtë do të shikojmë një udhëzues të shkurtër për të shkruar një përgjigje ndaj një letre.

Gjithmonë duhet të filloni me një përshëndetje - një haraç për mirësjelljen, asgjë nuk mund të bëhet.
Ju duhet të komunikoni me një person në gjuhën e tij. Dhe kjo vlen jo vetëm për gjuhësinë, por edhe për format e komunikimit. Komunikimi joformal mund të konsiderohet si mungesë respekti, madje edhe një përpjekje për të ofenduar bashkëbiseduesin.
Ju nuk duhet të përdorni transliterim, përveç kur dërgoni një letër nga një telefon celular. Nëse klienti juaj i emailit nuk ka gjuhën ruse, dërgoni tekstin e letrës në aplikacion.
Një letër biznesi duhet të jetë e qëndrueshme, e saktë dhe koncize. Saktësia nënkupton deklarimin e qartë të të dhënave të cilave ju referoheni (data, vendndodhja, ora, etj.). Specifikimi - marrësi i letrës suaj duhet të kuptojë që në rreshtat e parë se çfarë saktësisht kërkohet prej tij. Konciziteti. Nëse mendoni qartë, atëherë jeni në gjendje t'i shprehni qartë mendimet tuaja. Dhe bashkëbiseduesi juaj do ta shohë dhe vlerësojë menjëherë. Prandaj, ia vlen të shmangni "ujin" për disa faqe nëse mund të shprehni thelbin e çështjes në disa fjali.
Kur një letër përmban disa pyetje, detyra ose tema, ato duhet të strukturohen dhe të ndahen nga njëra-tjetra. Një rrjedhë e vazhdueshme mendimesh është e vështirë për t'u lexuar, dhe akoma më e vështirë për të nxjerrë pika të rëndësishme prej saj.
Kërkesave të bëra me shkronja duhet t'u përgjigjet sa më hollësisht të jetë e mundur. Përgjigjet si "Do të bëhet" janë të papranueshme.
Nuk duhet të ketë gabime në tekstin e letrës. Është në rregull nëse hyjnë një ose dy gabime të vogla shkrimi. Por nëse vuani nga analfabetizmi kronik nga shkronja në letër, atëherë bashkëbiseduesi nuk do të ketë përshtypjen më të mirë për ju.
Lexoni gjithmonë letrat tuaja! Lexojeni letrën disa herë dhe sigurohuni që të mos keni humbur asgjë, kontrolloni për gabime, nëse informacioni i marrësit është i saktë, etj., etj.