จริยธรรมในการโต้ตอบทางธุรกิจ กฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ: ตัวอย่าง

กฎของการติดต่อทางธุรกิจและการซ้อมรบที่ยุ่งยากหลายประการในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีโดยใช้จดหมายนั้นจำเป็นต้องเป็นที่รู้จักไม่เพียง แต่กับผู้ที่มีอีเมลล้นไปด้วยการติดต่อเข้ามาทุกวันทำการและมีแผนรวมถึงการติดต่อและข้อความหลายรายการ ผู้ริเริ่มซึ่งควรเป็นคุณ . การเรียนรู้ความมหัศจรรย์ของบีชนั้นมีประโยชน์สำหรับผู้หญิงยุคใหม่ทุกคน อย่างน้อยสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ในการหางาน - การส่งเรซูเม่ จดหมายสมัครงาน ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณตามคำขอและงานทดสอบ รวมถึงการส่งข้อความเพื่อประสานงานเวลาสัมภาษณ์

การรู้หนังสือเป็นพื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจและใบหน้าของคุณ

ความจริงที่ว่าบล็อกเกอร์ที่มีความบกพร่องในการอ่านสามารถได้รับความนิยมบนอินเทอร์เน็ตไม่ควรเป็นข้อแก้ตัวสำหรับความผิดพลาดและความผิดพลาดของคุณ อย่าปลอบใจตัวเองด้วยความจริงที่ว่าสิ่งต่าง ๆ ใช้ไม่ได้กับภาษารัสเซียในโรงเรียน (ถึงเวลาแล้วที่จะต้องปรับปรุงกฎการเขียน "ไม่" ด้วยส่วนของคำพูดที่แตกต่างกัน) เรียกร้องความเป็นตัวเองให้มากที่สุด การเขียนคำจากสาขาอาชีพของคุณไม่ถูกต้องถือเป็นเรื่องน่ารังเกียจอย่างยิ่งเมื่อทำการติดต่อทางธุรกิจ คู่สนทนาอาจสงสัยในความสามารถของคุณ

1. เก็บเว็บไซต์ gramota.ru ไว้ในบุ๊กมาร์กอินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ของคุณ

2. อย่าใช้คำที่คุณไม่สามารถให้คำจำกัดความที่แน่นอนได้ (อย่างน้อยก็ตรวจสอบ Wikipedia)

3. โปรดจำไว้ว่าคำที่หายากและเฉพาะเจาะจงที่คู่สนทนาอาจไม่คุ้นเคยจะทำให้เขาสับสนหรือตีความผิด หากจำเป็นต้องแนะนำคู่สนทนาให้รู้จักคำศัพท์ของคุณ ให้อธิบายคำศัพท์และคำย่อที่ใช้ตามกฎมารยาท

4. พยายามอย่าสร้างประโยคที่ยาวเกินไป ทิ้งการออกแบบที่ซับซ้อนและหรูหราไว้สำหรับการเขียนนวนิยาย ไม่ใช่เพื่อการติดต่อทางธุรกิจ

5. เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณพิมพ์ข้อความไม่ใช่ในเนื้อความของตัวอักษรทันที แต่พิมพ์ในไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณก่อน ขั้นแรก การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนในตัวของคำจะช่วยคุณได้ ประการที่สอง คุณจะกำจัดสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์จากการส่งจดหมายธุรกิจก่อนกำหนดโดยไม่ได้ตั้งใจหรือสูญหายเนื่องจากการปิดเบราว์เซอร์ ฯลฯ (เมื่อพิมพ์ข้อความใน Word ให้ติดนิสัยคลิกที่ไอคอน "บันทึก" บ่อยขึ้นและตั้งค่าอัตโนมัติ - บันทึกในช่วงเวลาสั้น ๆ ในการตั้งค่า) โปรดจำไว้ว่าการพิมพ์แบบคาดเดาบนแท็บเล็ตและอุปกรณ์เคลื่อนที่สามารถแก้ไขคำพูดของคุณโดยไม่คาดคิดได้

6. ก่อนส่งจดหมายให้อ่านซ้ำหลาย ๆ ครั้ง หากเวลากำลังจะหมด (อย่างไรก็ตาม กฎพื้นฐานที่สำคัญประการหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจคืออย่าชะลอกำหนดเวลา ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่เริ่มเขียนในช่วงเวลาสุดท้าย) จากนั้นให้อ่านข้อความที่คุณพิมพ์อีกครั้งในภายหลัง พิมพ์ - หลังจากครึ่งชั่วโมงหรือหนึ่งชั่วโมง เปลี่ยนไปทำธุระอื่น

จดหมายธุรกิจที่มีความสามารถ รายละเอียดที่สำคัญ

ความใส่ใจในรายละเอียดเมื่อดำเนินการและดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจแสดงถึงความเคารพและประหยัดเวลา

7. อย่าละเลยการกรอกข้อมูลในช่อง “หัวเรื่อง” ของจดหมาย - หากคุณส่งอีเมลเย็นๆ ครั้งแรก หัวเรื่องอาจสะดุดตา มีเอกลักษณ์ และน่าสนใจ แต่หากจดหมายของคุณเป็นที่คาดหวังไว้แล้วหรือคุณได้ติดต่อกับผู้รับมาระยะหนึ่งแล้ว หัวข้อนั้นก็ควรระบุสั้น ๆ ชัดเจนและกระชับ วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นหาจดหมายของคุณได้อย่างรวดเร็ว (ทั้งสำหรับคุณและผู้รับ) ทางไปรษณีย์หากจำเป็น

8. โซ่ยาวของ “Re: Re: Re:” ให้ความรู้สึกเหมือนขยะ อย่ากลัวที่จะเริ่มห่วงโซ่ใหม่กับคู่สนทนาของคุณ อ้างอิงเฉพาะข้อความก่อนหน้านี้ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา (และใช่ ข้อความเหล่านั้นจะต้อง "ถูกดึง" หากคุณ กำลังหารือรายละเอียดของโครงการเฉพาะ การตกลงเรื่องงบประมาณ/ราคา/แพ็คเกจบริการ และอื่นๆ - ในกรณีนี้ การเสนอราคาจะสะดวกและเป็นไปตามมารยาททางธุรกิจ)

9. หากข้อความขาเข้ามีคำถามหลายข้อสำหรับคุณ ให้ตอบคำถามเหล่านั้นโดยยกมาแยกกัน หากคุณกำลังส่งจดหมายพร้อมคำถามหลายข้อ ให้ใช้การเรียงลำดับข้อความและแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า ยึดมั่นในโครงสร้างที่ชัดเจน

10. ในเนื้อหาของจดหมาย ให้แสดงความคิดเห็นในไฟล์แนบทั้งหมดกับข้อความ ลงนามไฟล์ทั้งหมดที่คุณแนบเพื่อให้ผู้รับสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหาได้ทันที .

11. ลายเซ็นต์ถือเป็นรายละเอียดที่สำคัญมาก จดหมายธุรกิจ. ในการตั้งค่าบริการอีเมล คุณสามารถตั้งค่าลายเซ็นอัตโนมัติสำหรับจดหมายทั้งหมดของคุณได้ ลายเซ็นที่เขียนดีเทียบเท่ากับการพิมพ์นามบัตร, นามบัตรที่ดี นอกจากชื่อและนามสกุลของคุณแล้ว ให้ใช้ตำแหน่ง ข้อมูลติดต่อ (โทรศัพท์ Skype) และโลโก้ของบริษัทในลายเซ็นของคุณ เช่นเดียวกับที่นามบัตรที่มีความเกี่ยวข้องอย่างสร้างสรรค์ (เป็นที่จดจำและเกี่ยวข้องกับบุคคลหรือบริษัทที่พวกเขาทำงานด้วย) ถือว่าดีที่สุด ลายเซ็นอาจเป็น "แบบหักมุม" ที่บ่งบอกถึงความเชื่อมโยงของคุณกับบริษัท หรือพูดถึงความรักที่คุณมีต่อธุรกิจ คุณทำ. ตัวอย่างเช่น พนักงานบางคนของสำนักพิมพ์ Mann, Ivanov และ Ferber ใช้ประโยคเพิ่มเติม “ตอนนี้ฉันกำลังอ่าน...” ในลายเซ็นของพวกเขา (และใส่ชื่อผลิตภัณฑ์ใหม่ของสำนักพิมพ์) ตัวแทนของบริษัทในอุตสาหกรรมอาหารสามารถลงท้ายจดหมายด้วยการอวยพรให้ “วันที่อร่อย” เป็นต้น บางครั้งการจัดรูปแบบของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจควรได้รับการตกลงกับฝ่ายบริหาร

12. สำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจ NameWoman ขอแนะนำอย่างยิ่งให้สร้างที่อยู่ทางไปรษณีย์แยกต่างหาก ขอแนะนำว่าควรสะท้อนถึงชื่อของบริษัทหรือโดเมนของเว็บไซต์ของบริษัท ชื่อของคุณ (แบบเต็ม โดยไม่มีรูปแบบตัวจิ๋ว) และนามสกุลของคุณ อย่าใช้ตัวเลขที่ระบุอายุหรือปีเกิดของคุณในชื่ออีเมลของคุณ การแสดงตำแหน่งของคุณในชื่ออีเมลนั้นเป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์ แต่บางคนก็หลีกเลี่ยงไม่ได้เพราะพวกเขาวางแผนที่จะไม่เปลี่ยนที่อยู่อีเมลของตนในขณะที่พวกเขาก้าวขึ้นสู่อาชีพการงาน

คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ที่อยู่อีเมลที่ขี้เล่นหรือสร้างสรรค์มากเกินไปเมื่อส่งเรซูเม่และจดหมายธุรกิจที่คล้ายกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นผู้สมัครรับตำแหน่งที่จริงจังในบริษัทขนาดใหญ่

มารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจ

13. รูปแบบการติดต่อทางธุรกิจไม่จำเป็นต้องแห้งเหือด แต่ความจริงจังและความเข้มงวดในการออกแบบเป็นกฎบังคับ หลีกเลี่ยงคำต่อท้าย คำสแลง และสำนวนภาษาพูดที่เล็กลง

14. อีโมติคอนอาจเป็นหลุมพรางได้ โดยหลักการแล้ว ไม่ควรอยู่ในอักษรตัวแรกของคนรู้จักทางธุรกิจ ด้วยการติดต่อที่เป็นที่ยอมรับ วงเล็บยิ้มยังคงเป็นที่ยอมรับ แต่อย่าหักโหมจนเกินไปและอย่ากลายเป็นผู้ริเริ่ม "การตกแต่งที่น่ารัก" ของจดหมาย ห้ามใช้อิโมติคอนภาพเคลื่อนไหวที่แสนเศร้าและสร้างสรรค์ใดๆ เมื่อทำการติดต่อทางธุรกิจ (และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่คุณ “อยู่ข้างล่าง”) เป็นสิ่งต้องห้ามโดยเด็ดขาด

15. อย่าลืมใช้คำทักทายด้วยความเคารพและที่อยู่ตามชื่อ ชื่อจริง และนามสกุลที่ตอนต้นของจดหมายและต่อท้ายข้อความทั้งหมดตามความเหมาะสม สิ่งนี้ไม่เพียงจำเป็นตามหลักจรรยาบรรณของการติดต่อทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณเพิ่มความสนใจของคู่สนทนาในข้อความของคุณและความภักดีต่อข้อความของคุณ ผู้รับมักจะใส่ใจกับจดหมายจ่าหน้าอยู่เสมอดังนั้นลองค้นหาล่วงหน้าเกี่ยวกับชื่อของบุคคลที่คุณควรเขียนและที่อยู่ประเภทใดที่เขาชอบ (ตามชื่อหรือชื่อและนามสกุล)

ตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ ในกรณีปกติจะต้องส่งคำตอบภายในวันทำการสูงสุดสองวันทำการ หากคุณได้รับจดหมายในช่วงชั่วโมงสุดท้ายของวันทำการก่อนวันหยุดยาวหรือวันหยุดยาว คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับโดยละเอียดสำหรับจดหมายที่ไม่เร่งด่วน อย่างไรก็ตาม ตามมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ เป็นการสมควรที่จะส่งคำตอบสั้น ๆ โดยระบุว่าคุณได้รับจดหมายและความคิดเห็นว่าคุณไม่อยู่ในขณะนี้ และจะตอบกลับโดยละเอียดหลังจากวันที่ดังกล่าวและวันที่ดังกล่าวหรือไม่ช้ากว่าระยะเวลาดังกล่าว . คุณควรทำเช่นเดียวกันหากต้องการคำตอบ คุณต้องชี้แจงข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องได้รับจากบุคคลที่สามหรือหลังจากดำเนินการรวบรวมข้อมูลและเตรียมเอกสารอย่างละเอียดถี่ถ้วน

ในทางกลับกัน หากคุณต้องการจดหมายตอบกลับจากคู่สนทนาของคุณ คุณสามารถทำซ้ำคำขอของคุณได้ภายใน 3 วันทำการ หากคุณต้องการคำตอบอย่างเร่งด่วน ให้เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้อย่างถูกต้องในจดหมายฉบับแรกของคุณ (อธิบายเหตุผล หากเป็นไปได้) และขอให้ยืนยันการรับด้วย โดยวิธีการ: ตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมของคุณเป็นประจำ (ทุกสามวัน)

และข้อมูลเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยเกี่ยวกับลักษณะของจดหมายธุรกิจที่สวยงาม การจัดรูปแบบจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

จดหมายควรอ่านและเข้าใจง่าย ประโยคสั้น ๆ ขั้นต่ำของวลีที่มีส่วนร่วมและกริยาวิเศษณ์ - โครงสร้างที่เรียบง่าย - เป็นพื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจ มีอะไรอีกที่จะช่วยคุณนำเสนอตัวอย่างจดหมายที่สมบูรณ์แบบตามกฎทั้งหมด?

16. ย่อหน้าในจดหมายของคุณควรมีความยาวไม่เกิน 7-10 บรรทัด

17. ข้อความในจดหมายธุรกิจจะรับรู้ได้ดีขึ้นและดูเรียบร้อยขึ้นหากระยะห่างระหว่างย่อหน้าใหญ่กว่าระยะห่างระหว่างบรรทัดในหนึ่งย่อหน้า

19. คำพูด และยิ่งกว่านั้น วลีและทั้งประโยคที่เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ถือเป็นการตะโกน ความกดดัน และการดูหมิ่น ลักษณะนี้ไม่เหมาะสมสำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจ อย่าปล่อยให้ตัวเองทำเช่นนี้แม้ว่าคุณจะเป็นเจ้านายที่ไม่พอใจกับลูกน้องก็ตาม

เทคนิคมารยาททางธุรกิจและเครือข่าย

20. อนุญาตให้คู่สนทนาของคุณเห็นด้วยกับข้อเสนอของคุณ แสดงความคิดเห็น ให้คำแนะนำ แสดงความคิดเห็นหรือถามคำถาม วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้วลี "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้" ในจดหมาย "หากคุณมีคำถามใด ๆ ฉันจะพยายามตอบ" "เขียนถึงฉันเกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณ"

21. ใส่ใจกับสัญญาณที่มาจากผู้รับ ใส่ใจกับสไตล์การเขียนของคู่สนทนาและวิธีที่เขาพูดกับคุณ จำกฎทางจิตวิทยาของกระจก จะดีมากถ้าจดหมายของคุณสะท้อนถึงสไตล์ของเขา (แต่สะกดไม่ผิดแน่นอน) หากเขากล่าวถึงข้อมูลส่วนบุคคลบางอย่าง โปรดจดบันทึกไว้ มีความสุภาพและถูกต้อง สะท้อนถึงความสุข ความเห็นอกเห็นใจ การมีส่วนร่วม และการแสดงความยินดีในวันหยุด

22. พูดถึงวันหยุด.. หากการติดต่อทางธุรกิจของคุณเกิดขึ้นในช่วงวันหยุดราชการ ให้แสดงความยินดีกับคู่สนทนาของคุณในวันหยุดที่ผ่านมาหรือที่กำลังจะมาถึง ลูกค้าคนสำคัญและบุคคลที่คุณดูแลการติดต่อทางธุรกิจระยะยาวด้วยตามกฎของมารยาทควรแสดงความยินดีในจดหมายแยกต่างหาก การทราบว่าวันเกิดคู่สนทนาของคุณคือเมื่อใดจะมีประโยชน์ - ข้อมูลนี้มักจะได้รับจากโซเชียลเน็ตเวิร์กได้ง่าย

รักษาฐานลูกค้าแต่ละรายและฐานข้อมูลผู้ติดต่อมืออาชีพของคุณ นอกเหนือจากนามสกุลและชื่อ ตำแหน่งและหมายเลขโทรศัพท์ ลิงก์ไปยังบัญชีบนโซเชียลเน็ตเวิร์กและอีเมล เขียนข้อมูลส่วนบุคคล ทำเครื่องหมายโครงการและประเด็นที่คุณได้ข้ามเส้นทางในการติดต่อทางธุรกิจแล้ว

23. จริยธรรมในการติดต่อทางธุรกิจและความสุภาพขั้นพื้นฐานกล่าวว่า: อย่าลืมคำพูดแสดงความขอบคุณ สำหรับการแสดงความยินดี คำแนะนำ การชี้แจง การเชิญ ใบรับรองข้อมูล การตอบรับที่รวดเร็วจากผู้สื่อข่าวธุรกิจของคุณ

มิเลน่า จัสท์

จดหมายของคนฉลาดสะท้อนถึงลักษณะของผู้ที่ตนถูกกล่าวถึง

[ลิคเทนเบิร์ก เกออร์ก คริสตอฟ]

เขียนจดหมายประเภทที่คุณต้องการรับ

[คำพังเพยโบราณ]

จดหมายเป็นข้อโต้แย้งที่ทรงพลังในโลกธุรกิจ

[เบคเทเรวา วิกตอเรีย]

1. เหตุใดจึงมีมาตรฐานองค์กรที่เหมือนกันในการติดต่อทางธุรกิจ?

การติดต่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นคุณสมบัติบังคับของการสื่อสารทางธุรกิจสำหรับบริษัทใดๆ ในทางปฏิบัติแล้วไม่มีบริษัทใดที่ไม่ใช้อีเมล แต่ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

• เคยเกิดขึ้นกับคุณบ้างไหมว่าเมื่อคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน คุณรู้สึกเหมือนกำลังส่งจดหมายเข้าไปในหลุมดำ และพวกเขาอาจไม่ตอบกลับคุณเลย?
• เมื่อพนักงานโทรหากันและขอให้อ่านอีเมลอย่างเร่งด่วนและสิ่งนี้เกิดขึ้นตลอดทั้งวัน
• เมื่อคุณไม่สามารถเข้าใจได้เลยว่าพวกเขาต้องการอะไรจากคุณทางอีเมล
• เมื่อปัญหาที่ซับซ้อนและยากเมื่อพูดคุยทางอีเมลจมอยู่ในทะเลแห่งข้อมูลรายละเอียดและปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข

หากปัญหาเหล่านี้เกี่ยวข้องกับคุณ คุณจะมีเวลามากขึ้นทุกวันโดยการใช้กฎที่เหมือนกันสำหรับการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ ในบทความนี้เราจะพูดถึงมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ

2. กฎหลักเจ็ดประการของจริยธรรมการติดต่อทางธุรกิจ

ให้เราแบ่งกฎการติดต่อทางธุรกิจอย่างมีเงื่อนไข ตามกฎแห่งจริยธรรมและ กฎการสื่อสารและการแลกเปลี่ยนข้อมูล

กฎการสื่อสารอยู่ภายใต้กฎสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในกระบวนการทางธุรกิจและโครงการ เราจะอุทิศบทความแยกต่างหากให้กับพวกเขา กฎจริยธรรมกำหนดรูปแบบความสัมพันธ์ภายในระหว่างพนักงานของบริษัท และมีอิทธิพลต่อการสร้างภาพลักษณ์ของบริษัทของคุณในหมู่คู่ค้าอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันได้รับจดหมายจากหนึ่งในหุ้นส่วนของเราที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “สวัสดีตอนบ่าย Bekhterev” คุณคิดว่าความร่วมมือของเราได้ผลหรือไม่?

เพื่อไม่ให้ "เสียหน้า" ของบริษัทเมื่อทำการติดต่อทางธุรกิจ จำเป็นต้องปฏิบัติตาม "กฎทอง" ของจรรยาบรรณในการติดต่อทางธุรกิจ:

1. เรามักจะเริ่มจดหมายด้วยการอุทธรณ์เสมอ
2. เรื่องของจดหมายจะต้องเป็น
3. ก่อนส่ง คุณต้องตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และคำพูด
4. ตัวอักษรจะต้องมีโครงสร้าง (ไม่มีน้ำ!)
5. จดหมายจะต้องมีถ้อยคำที่ถูกต้อง
6. หากเราส่งเอกสารแนบเป็นจดหมายอย่าลืมเขียนว่ามีไฟล์แนบ (การย้ายนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์เมื่อคุณส่งจดหมายและไม่ได้แนบไฟล์ ผู้รับอ่านจดหมายแล้วไม่พบเอกสารแนบ สามารถตอบกลับและเขียนถึงคุณได้อย่างรวดเร็วว่าเอกสารแนบที่คุณระบุในจดหมายหายไป)
7. เราไม่เคยลบการติดต่อ จุดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่ง ไม่ควรลบประวัติข้อความ เนื่องจากจดหมายก็คือเอกสาร หากจำเป็น คุณควรสามารถยกประวัติการติดต่อสื่อสารของคุณได้เสมอ ตัวอย่างเช่น Radislav Gandapas ได้รวมคำร้องขอไม่ให้ลบประวัติการติดต่อสื่อสารในลายเซ็นของเขาด้วย

3. ประเภทของตัวอักษร

มีการจำแนกประเภทต่างๆ มากมาย เราเสนอให้แยกความแตกต่างตัวอักษรตามโครงสร้างการออกแบบ:

1. จดหมายสื่อสาร (จดหมายปฏิเสธ หนังสือเรียกร้อง หนังสือรับรอง หนังสือชี้แจงเหตุผล ฯลฯ)
2. หนังสือสัญญา

การสื่อสารด้วยจดหมาย

ในจดหมายประเภทนี้ เราจะรวมจดหมายทุกประเภทที่พนักงานใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพของเขา

โครงสร้างตัวอักษร

ไม่ควรจัดรูปแบบตัวอักษรเป็นข้อความเดียว ควรมีโครงสร้างที่ชัดเจนและออกแบบอย่างดีเพื่อให้ผู้รับไม่ละสายตาจากข้อมูลสำคัญ โครงสร้างของจดหมายประกอบด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจน:

หัวเรื่องจดหมาย

หัวเรื่องของจดหมายควรมีการดำเนินการเฉพาะที่คุณคาดหวังจากผู้ถูกร้อง: "ตกลงในข้อตกลง", "เสนอประเด็นเพื่อการพิจารณา", "ส่งรายงาน" ฯลฯ

หากคุณกำลังส่งเอกสาร หัวเรื่องจะต้องมีข้อความที่ชัดเจนของเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์แนบจดหมาย

เหตุใดการจัดรูปแบบหัวเรื่องอีเมลของคุณให้ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ

มันง่ายมากที่จะค้นหาจดหมายที่จำเป็นในกระแสข้อมูลรายวันตามหัวข้อของจดหมาย จะไม่มีจดหมายสักฉบับหายไป

หมายเหตุ: หากคุณส่งจดหมายภายในบริษัท บรรทัดหัวเรื่องของจดหมายจะถูกจัดรูปแบบตามมาตรฐานที่กำหนด หากคุณส่งจดหมายนอกบริษัท ขอแนะนำให้จัดรูปแบบหัวเรื่องตามเทมเพลต: บริษัท ชื่อ: วัตถุประสงค์ของจดหมาย

ยิ่งเนื้อหาสร้างสรรค์มากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น! หนึ่งในทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่สำคัญที่คุณควรพัฒนาให้กับพนักงานของคุณคือความสามารถในการกำหนดความคิดของคุณได้อย่างชัดเจนและรัดกุม

ป.ล. ขณะเขียนจดหมาย หากเรากล่าวถึงข้อเท็จจริงจากจดหมายของคู่สนทนา จะต้องอ้างอิงข้อความนั้นโดยคั่นด้วยสีหรือแบบอักษร

ลายเซ็นต์ของบริษัท

เทมเพลตลายเซ็นของบริษัทจะต้องเหมือนกันสำหรับพนักงานทุกคนของบริษัท

ลายเซ็นควรมีรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดของผู้รับ เพื่อที่ว่าหากจำเป็น ผู้รับจดหมายจะสามารถติดต่อคุณได้อย่างง่ายดาย

ขอแสดงความนับถือ,

ชื่อเต็มตำแหน่ง

ป.ล. หากเราต้องการความสัมพันธ์อันอบอุ่นกับคู่ค้า/ลูกค้า การลงลายมือชื่อส่วนตัวก็คุ้มค่า บุคคลใดก็ตามยินดีรับจดหมายด้วยทัศนคติส่วนตัว แม้จะอยู่ในการติดต่อทางจดหมายอย่างเป็นทางการก็ตาม

ลายเซ็นส่วนตัวหมายถึงเนื้อหาของจดหมายเสมอ ตัวอย่าง: ขอให้มีวันที่ดี / ขอบคุณ / เรายินดีที่ได้พูดคุยกับคุณในวันนี้ / ขอบคุณที่ใช้เวลากับเรื่องสำคัญเช่นนี้ / สวัสดีครอบครัวและลูก ๆ เป็นต้น

ถึง/คัดลอก

เรากรอกข้อมูลในช่อง "ถึง" และ "สำเนา" เป็นลำดับสุดท้าย เพื่อไม่ให้ส่งจดหมายโดยไม่ตั้งใจเมื่อยังไม่พร้อม

ความแตกต่างระหว่างฟิลด์ถึงและสำเนาคืออะไร?

ในช่อง "ถึง" เราใส่ที่อยู่ของบุคคลที่เราต้องดำเนินการบางอย่าง

ในช่อง "คัดลอก" เราจะใส่ที่อยู่ของบุคคลที่จะได้รับประโยชน์จากการอ่านเนื้อหาของจดหมาย

ป.ล. ประสบการณ์ของเราได้พิสูจน์แล้วว่าฟิลด์ Cc มีประโยชน์มาก หากเรากำลังเจรจากับพนักงานทั่วไป หารือประเด็นสำคัญ แต่ไม่ได้รับคำตอบเกี่ยวกับข้อดีและตรงเวลา ก็ควรใส่สำเนาจดหมายจากผู้อำนวยการหรือผู้จัดการอาวุโส และการโต้ตอบจะเริ่มในทันที ลักษณะที่สร้างสรรค์

น่าเสียดายที่ในหลายบริษัท ระดับวัฒนธรรมองค์กรไม่อยู่ในระดับที่เหมาะสม ซึ่งเป็นผลจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นเมื่อเพื่อให้พนักงานทำงานได้ดี จำเป็นต้องมีการควบคุมอย่างเข้มงวดโดยทีมผู้บริหาร

Outlook ยังมีฟังก์ชันเช่น "Bcc" ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้คุณแจ้งผู้มีส่วนได้เสียเกี่ยวกับจดหมาย แต่ในขณะเดียวกันก็อย่าทำให้ผู้รับสับสนว่าจดหมายไม่ได้ส่งถึงเขาคนเดียว!

หนังสือสัญญา

จดหมายประเภทสำคัญที่ให้คุณสรุปการประชุม จัดทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุเวลาเสร็จ และชี้แจงว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจถูกต้องหรือไม่ว่าต้องทำอย่างไร?

มีประโยชน์ในการจัดทำจดหมายดังกล่าวหลังการประชุม การเจรจา และการประชุม เพื่อให้มีข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรและวิสัยทัศน์ร่วมกันในการดำเนินการ

โครงสร้างตัวอักษร:

1. กล่าวทักทาย กล่าวปราศรัย และขอบคุณผู้ร่วมอภิปราย
2. ย้ำวัตถุประสงค์ของการประชุมที่มีการจัดทำข้อตกลง
3. รายการประเด็นทั้งหมดที่หารือเกี่ยวกับการตัดสินใจและการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ
4. การบันทึกแนวคิดที่ไม่จำเป็นต้องมีการดำเนินการอย่างเร่งด่วนเพื่อประวัติศาสตร์
5. คำถามถึงผู้รับ: ทุกอย่างถูกนำมาพิจารณาแล้วหรือยัง? ความคิดเห็นหรือเพิ่มเติมใด ๆ ?

ตัวอย่างเช่น:

การจัดรูปแบบตัวอักษร

แบบอักษร

แบบอักษรของตัวอักษรควรเหมือนกัน สามารถเน้นประเด็นสำคัญและส่วนหัวเป็นตัวเอียงได้ แต่จำเป็นต้องยึดตามสไตล์การออกแบบเดียว

ป.ล. คุณควรจำไว้เสมอว่าคำที่เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ถือเป็นการยกระดับน้ำเสียง ควรหลีกเลี่ยง

ย่อหน้า

ขอแนะนำให้กำหนดความคิดของแต่ละคนในย่อหน้าแยกกันเพื่อให้ข้อความเข้าใจได้ง่ายขึ้น

การเยื้อง

ย่อหน้าไม่ควรรวมเข้าด้วยกัน เพื่อให้จดหมายอ่านง่ายขึ้น การเยื้องควรอยู่หลังคำทักทาย ก่อนแต่ละย่อหน้า และก่อนลายเซ็น:

เพื่อให้ตัวอักษรดูน่าดึงดูดยิ่งขึ้น ควรจัดรูปแบบลิงก์ในส่วนเนื้อหาของตัวอักษรเป็นไฮเปอร์ลิงก์:

สไตล์การเขียน

เราขอเชิญคุณเข้าร่วมชั้นเรียนปริญญาโทโดย Sergei Bekhterev

รับรางวัลเวลาว่างอย่างน้อย 1 ชั่วโมงทุกวันด้วยการฝึกอบรมนี้!

ในชั้นเรียนปริญญาโทคุณจะได้เรียนรู้:
✓ บริหารจัดการงานอย่างไรให้งานทั้งหมดเสร็จ 100% และตรงเวลา
✓ วิธีเตรียมและจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
✓ วิธีจัดระเบียบงานที่มีประสิทธิผลของพนักงานในสำนักงานเดียว

เมื่อเราเขียนจดหมายถึงเพื่อนหรือญาติ เราสามารถเพิกเฉยต่อข้อผิดพลาดและเครื่องหมายวรรคตอน ย่อคำได้ตามใจชอบ และใช้คำสแลงได้ สิ่งสำคัญคือการทำให้ชัดเจนว่าเรากำลังพูดถึงอะไร แต่ถ้าเราเขียนถึงคนแปลกหน้าหรือบุคคลที่ไม่คุ้นเคยและต้องการได้รับคำตอบจากเขา เราควรคำนึงถึงกฎเกณฑ์บางประการด้วย

กฎการสื่อสาร

1. ระบุหัวเรื่องของจดหมายเสมอ

ไม่ว่าในกรณีใดจะต้องกรอกช่อง "หัวเรื่อง" และเป็นที่พึงปรารถนาอย่างยิ่งว่าช่องนี้จะสอดคล้องกับเนื้อหาของข้อความ

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการนัดหมายเพื่อรับคำปรึกษาในวันที่ 5 มีนาคม ให้เขียนว่า: “ลงทะเบียนเพื่อรับคำปรึกษา (03/05)”

2. เมื่อตอบจดหมาย ให้บันทึกประวัติการติดต่อของคุณ

เมื่อคุณได้รับจดหมายจากใครบางคน คุณสามารถตอบกลับได้สามวิธี:

1. คัดลอกที่อยู่ของผู้ส่งและเขียนจดหมายใหม่ถึงเขา
2. คลิกที่ช่องตอบกลับพิเศษที่ด้านล่างของข้อความ
3. ใช้ปุ่ม "ตอบกลับ"

สำหรับการติดต่อทางธุรกิจ คุณควรตอบกลับในลักษณะที่สาม นั่นคือ คลิกที่ปุ่ม "ตอบกลับ" อีเมลใหม่จะเปิดขึ้น โดยทำซ้ำกับอีเมลที่คุณได้รับ หัวข้อจะเหมือนกัน เฉพาะคำนำหน้า “Re:” เท่านั้น ข้อความต้นฉบับจึงถูกยกมาทั้งหมด

นี่คือแบบฟอร์มตอบกลับมาตรฐาน และคุณไม่ควรเปลี่ยนแปลงอะไรเกี่ยวกับแบบฟอร์มนี้ คำตอบของคุณจะต้องพิมพ์ก่อนข้อความที่ยกมา การทำเช่นนี้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมการสนทนาแต่ละคนสามารถจดจำสิ่งที่พูดคุยกันได้ตลอดเวลา

3. กล่าวทักทายและเรียกคู่สนทนาของคุณว่า "คุณ" เสมอ

ข้อความใด ๆ ควรเริ่มต้นด้วยคำทักทาย และจะดีกว่าถ้าเป็นรายบุคคล หากเหมาะสมให้โทรหาคู่สนทนาตามชื่อมิฉะนั้น - ตามชื่อและนามสกุล

ขอแนะนำให้ลงท้ายจดหมายด้วยโครงสร้างต่อไปนี้: ขอแสดงความนับถือ ... (ชื่อ/นามสกุล หรือ ชื่อ/นามสกุล)

ตัวอย่างเช่น: สวัสดี Alexey Petrovich โปรดส่งสัญญาไปที่ Ivan Mikhailovich ขอแสดงความนับถือ Ilya Krivosheev

4. ตอบกลับโดยเร็วที่สุด

ยิ่งคุณตอบกลับข้อความเร็วเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น เป็นการดีภายในไม่กี่ชั่วโมง แต่ก็เป็นไปได้ภายในไม่กี่วัน ยิ่งคุณรอตอบกลับนานเท่าไรก็ยิ่งส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของคุณมากขึ้นเท่านั้น

สำหรับข้อความเมื่อเขียนคุณควรปฏิบัติตามกฎบางประการด้วย

เขียนโดยเฉพาะแต่โดยละเอียด

อย่าทำให้อีกฝ่ายเดาว่าคุณหมายถึงอะไร หากปัญหาไม่ชัดเจน ให้อธิบายรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เช่น คุณได้รับผลลัพธ์อย่างไร คุณต้องการบรรลุสิ่งใด และต้องการอะไรจากคู่สนทนาของคุณ

แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องระบุรายละเอียดทั้งหมดอย่างละเอียด ข้ามสิ่งที่ไม่จำเป็นไป - ให้คุณค่ากับเวลาของอีกฝ่าย

พยายามเขียนให้สั้นและตรงประเด็น

ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องพูดถึงว่าภรรยา แม่สามี และญาติคนอื่นๆ ของคุณเป็นอย่างไร

สำหรับขนาด ควรเลือก "หน้าจอ" เดียว (ไม่มีการเลื่อน) สูงสุด - ขนาดข้อความที่พอดีกับแผ่น A4

ใช้สามัญสำนึกและความเหมาะสมร่วมกัน

สุภาพ เอาใจใส่ ขอบคุณสำหรับจดหมายและเวลาของคุณ

สิ่งที่คุณทำไม่ได้อย่างแน่นอน

1. ใช้เครื่องหมายวรรคตอนในทางที่ผิด

เครื่องหมายอัศเจรีย์หรือเครื่องหมายคำถามเพียงอันเดียวก็เพียงพอแล้ว ไม่ควรทำซ้ำ นอกจากนี้อย่าใช้วงรีมากเกินไป

ตัวอย่างของตัวอักษร "ไม่ดี":

2. ใช้แบบอักษร ขนาดตัวอักษร และสีที่แตกต่างกัน

ไซต์และโปรแกรมเมลช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ได้ คุณสามารถเลือกแบบอักษรที่ไม่ธรรมดา ทำให้ตัวอักษรใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง หรือใส่สีข้อความเป็นสีต่างๆ ได้ แต่นี่เป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสมในการติดต่อทางธุรกิจ!

เป็นการดีกว่าที่จะไม่เปลี่ยนแปลงอะไรเลยและปล่อยทุกอย่างไว้ตามค่าเริ่มต้น สิ่งเดียวที่ยอมรับได้คือการเน้นคำบางคำด้วยตัวหนาหรือตัวเอียง แต่ถ้าจำเป็นเท่านั้น!

ตัวอย่างของตัวอักษร "ไม่ดี":

3. ใส่รูปภาพยิ้ม

ทิ้งใบหน้า ดอกไม้ และหัวใจที่มีความสุขและเศร้าไว้เพื่อการโต้ตอบส่วนตัว ในจดหมายธุรกิจ จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ใช้อิโมติคอน - ทั้งข้อความหรือรูปภาพ

ตัวอย่างของตัวอักษร "ไม่ดี":

4. พิมพ์ข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

การพิมพ์ข้อความด้วยตัวพิมพ์ใหญ่บนอินเทอร์เน็ตถือเป็นมารยาทที่ไม่ดี สิ่งนี้ใช้กับทั้งการติดต่อทางธุรกิจและส่วนตัวตลอดจนการสื่อสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก Skype ฟอรัมและสถานที่อื่น ๆ นอกจากนี้ยังใช้ได้กับทั้งข้อความทั้งหมดและแต่ละคำ

ปุ่มแป้นพิมพ์ Caps Lock มีหน้าที่ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ นั่นคือหากตัวอักษรทั้งหมดของคุณพิมพ์ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ คุณเพียงแค่ต้องกดหนึ่งครั้งแล้วปล่อย

ยิ่งกว่านั้นอย่าพิมพ์ "หัวเรื่อง" ของตัวอักษรด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ - นี่คือจุดสุดยอดของการไม่เคารพ!

ในบันทึก การพิมพ์คำเดี่ยวๆ และข้อความทั้งหมดด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ให้ความรู้สึกเหมือนตะโกน และการกรีดร้องถือเป็นความก้าวร้าว ซึ่งนอกเหนือไปจากการติดต่อสื่อสารทางวัฒนธรรม

หากคุณต้องการเน้นบางสิ่งในข้อความจริงๆ ควรใช้ตัวหนาหรือตัวเอียงจะดีกว่า

และขอแนะนำอย่างยิ่งให้หลีกเลี่ยงคำว่า "เร่งด่วน" "สำคัญ" และอื่น ๆ ที่แสดงความไม่อดทนในบรรทัดเรื่องของจดหมาย

การรู้หนังสือ

คุณไม่ควรเข้มงวดกับเรื่องนี้มากนัก แต่พยายามเขียนจดหมายให้ถูกต้อง เคล็ดลับง่ายๆ:

• ทุกประโยคต้องขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ หากต้องการพิมพ์ ให้กดปุ่ม Shift ค้างไว้
• ต้องมีจุดต่อท้ายทุกประโยค ในรูปแบบแป้นพิมพ์ภาษารัสเซีย จะอยู่ที่แถวล่างขวา (ก่อน Shift)
• หากต้องการพิมพ์เครื่องหมายจุลภาค ให้กด Shift ค้างไว้แล้วกดปุ่มจุด
• อย่าเว้นวรรคก่อนเครื่องหมายจุลภาคหรือจุด ควรมีช่องว่างด้านหลังพวกเขา

และคำแนะนำอีกประการหนึ่งสำหรับผู้ที่รู้วิธีใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ Word (Writer) อย่างน้อยเล็กน้อย ขั้นแรกให้พิมพ์ตัวอักษรในโปรแกรมนี้ มันจะเน้นข้อผิดพลาดด้วยเส้นสีแดง และด้วยการคลิกขวาที่คำดังกล่าว คุณก็จะสามารถแก้ไขได้

คัดลอกและวางข้อความที่เสร็จแล้วลงในช่องตัวอักษร แต่ก่อนที่จะแทรกคุณควรปิดการใช้งานการจัดรูปแบบเพื่อให้สามารถเพิ่มได้โดยไม่ต้องจัดรูปแบบจาก Word (Writer)

ใน mail.ru โดยคลิกที่ข้อความ "ลบการออกแบบ" ที่ด้านบน

ใน Yandex.Mail - ปุ่ม "ปิดการใช้งานการออกแบบ" ทางด้านขวา

หลังจากวางแล้วสามารถเปิดลักษณะที่ปรากฏอีกครั้งได้

การสื่อสารทางธุรกิจไม่สามารถจินตนาการได้หากไม่มีการติดต่อทางจดหมาย เนื่องจากการประชุมส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหาความร่วมมือไม่สามารถทำได้เสมอไป ปัญหาเร่งด่วนที่สุดทางจดหมายธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจไม่สามารถจินตนาการได้หากไม่มีการติดต่อทางจดหมาย เนื่องจากการประชุมส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหาความร่วมมือไม่สามารถทำได้เสมอไป การติดต่อทางธุรกิจช่วยแก้ปัญหาเร่งด่วนส่วนใหญ่ได้ในเวลาอันสั้น แต่การไม่ปฏิบัติตามกฎมารยาทหรือการสร้างจดหมายที่ไร้เหตุผลอาจเป็นอันตรายต่อพันธมิตรหรือทำให้ลูกค้าแปลกแยก เช่นเดียวกับการเจรจาอย่างเป็นทางการ มีกฎเกณฑ์บางประการ ได้แก่ รูปแบบของจดหมายและรูปแบบการสื่อสาร

กฎทั่วไปสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ

1. ก่อนที่จะเขียนจดหมาย ให้ตัดสินใจเกี่ยวกับลักษณะของจดหมาย:

ประเภทของจดหมาย (การปกปิด การรับประกัน คำสั่ง การเตือนความจำ การแจ้ง ฯลฯ; จดหมายนำเสนอหรือการเชิญชวนให้ตอบ);

ระดับการเข้าถึงสำหรับผู้รับ (ไม่ว่าคุณจะระบุประเด็นที่จำเป็นทั้งหมดในจดหมายฉบับเดียวหรือคุณจะต้องมีประเด็นที่สองเพื่อชี้แจง)

ความเร่งด่วนในการจัดส่ง (หากจดหมายเป็นเรื่องเร่งด่วนควรส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรืออีเมลจะดีกว่า)

2. สร้างจดหมายโดยใช้เทมเพลตที่มีอยู่ขึ้นอยู่กับประเภทของมันและยังขึ้นอยู่กับ GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

3. จดหมายธุรกิจใด ๆ มีโครงสร้างทั่วไปดังต่อไปนี้:

• ชื่อขององค์กรที่ส่ง
• วันที่เขียน;
• ที่อยู่ของผู้รับ การบ่งชี้ถึงผู้สื่อข่าวเฉพาะราย
• ที่อยู่เปิด;
• การระบุหัวข้อและวัตถุประสงค์ของจดหมาย
• ข้อความหลัก;
• บทสรุป (สูตรความสุภาพ);
• ลายเซ็นของผู้ส่ง
• การระบุคำขอและการแจกสำเนา (ถ้ามี)

4. เมื่อเตรียมจดหมายธุรกิจ ให้ใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ Microsoft Word:

ใช้แบบอักษร Times New Roman ขนาดตัวอักษร 12-14 พอยต์ ระยะห่างระหว่างบรรทัด – 1-2 พอยต์

วางหมายเลขหน้าของตัวอักษรที่ด้านล่างขวา

เมื่อพิมพ์ข้อความในรูปแบบ A4 ให้ใช้ระยะห่างบรรทัด 1.5–2 บรรทัด รูปแบบ A5 หรือน้อยกว่า - ระยะห่างหนึ่งบรรทัด รายละเอียดจะพิมพ์โดยเว้นระยะห่างหนึ่งบรรทัดเสมอ

5. หากคุณกำลังพูดในนามขององค์กรและตั้งใจที่จะส่งจดหมายฉบับพิมพ์, ต้องแน่ใจว่าใช้หัวจดหมายเนื่องจากการมีอยู่ของสิ่งนี้จะเป็นจุดเด่นของบริษัทของคุณ ใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อเตรียมแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ ทักษะนี้ควรจำเป็นสำหรับพนักงานออฟฟิศ

6. สำหรับการติดต่อระหว่างประเทศ จดหมายจะต้องเขียนเป็นภาษาของผู้รับหรือภาษาอังกฤษ(เป็นเรื่องธรรมดาที่สุดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ)

7. รักษาน้ำเสียงที่ถูกต้องเหมือนธุรกิจ- ขึ้นต้นจดหมายด้วยที่อยู่ ซึ่งขึ้นอยู่กับระดับความใกล้ชิดของคุณกับผู้สื่อข่าว สามารถขึ้นต้นด้วยคำว่า “เรียน + ชื่อเต็ม” หรือ “เรียน + ชื่อเต็ม” โปรดจำไว้ว่าคำในที่อยู่หรือในการบ่งชี้ของผู้รับจะต้องไม่มีคำย่อ (เช่น "ที่รัก" เป็น "uv" หรือ "ถึงหัวหน้าแผนก" เป็น "หัวหน้าแผนก") - นี่เป็นกฎของมารยาททางธุรกิจ ลงท้ายจดหมายของคุณด้วยคำขอบคุณสำหรับความร่วมมือเสมอ ก่อนลายเซ็นควรมีข้อความ “ด้วยความเคารพ …” หรือ “ขอแสดงความนับถือ …” การกล่าวถึง “คุณ” ในการติดต่อทางจดหมายอย่างเป็นทางการนั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ แม้ว่าคุณจะรักษาความสัมพันธ์ฉันมิตรกับผู้สื่อข่าวก็ตาม

8. เลือกคำศัพท์ของคุณอย่างระมัดระวัง หลีกเลี่ยงคำที่ไม่ถูกต้องและวลีที่ไม่ชัดเจน และการใช้ความเป็นมืออาชีพมากเกินไป- จดหมายจะต้องเข้าใจได้

9. แบ่งเนื้อหาของจดหมายออกเป็นย่อหน้าที่มีความหมายเพื่อไม่ให้ยุ่งยากและยากสำหรับผู้รับที่จะเข้าใจ- ปฏิบัติตามกฎ: ย่อหน้าแรกและย่อหน้าสุดท้ายควรมีบรรทัดที่พิมพ์ไม่เกินสี่บรรทัดและส่วนที่เหลือไม่เกินแปดบรรทัด

10. ตอบกลับอีเมลธุรกิจตามมารยาทที่ยอมรับ:สำหรับคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร - ภายใน 10 วันหลังจากได้รับ สำหรับจดหมายที่ส่งทางแฟกซ์หรืออีเมล - ภายใน 48 ชั่วโมง ไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจภายในองค์กร

การติดต่อทางธุรกิจระหว่างพนักงานของบริษัทจะง่ายกว่าเมื่อเทียบกับการติดต่อทางจดหมายที่ส่งไปยังบุคคลที่สาม

• กระชับ;
• มีลักษณะทางธุรกิจ
• จดหมายจะต้องระบุวันที่
• ท้ายจดหมายมีสูตรความสุภาพและลายเซ็นต์

ตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจภายในองค์กรอาจเป็นจดหมายแสดงความยินดีในนามของผู้จัดการหรือทีมที่ส่งถึงฮีโร่ประจำวันหรือพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง

เมื่อพูดถึงโครงการเป็นลายลักษณ์อักษร โดยปกติจะใช้องค์ประกอบบังคับบางประการของจดหมายธุรกิจ - การบ่งชี้หัวข้อ การอุทธรณ์ ข้อความสั้น ๆ เกี่ยวกับสาระสำคัญของปัญหา และสูตรความสุภาพพร้อมลายเซ็นที่พิมพ์ออกมา

โปรดจำไว้ว่าต้องเลือกรูปแบบของจดหมายและเทมเพลตที่จำเป็นตามระดับการติดต่อทางธุรกิจและประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการมอบให้แก่ผู้รับ

การติดต่อทางธุรกิจทางอีเมลเป็นวิธีที่สะดวกในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างองค์กรธุรกิจ คุณต้องเขียนและรับจดหมายจำนวนมาก ความรวดเร็วและความถูกต้องของการสื่อสารถือเป็นองค์ประกอบหนึ่งของบริษัทที่ประสบความสำเร็จ กฎบางประการของการติดต่อทางธุรกิจ

อีเมลเข้ามาแทนที่การติดต่อทางธุรกิจอย่างมั่นคงเนื่องมาจากข้อดี - ความพร้อมใช้งานตลอดเวลา ประสิทธิภาพ และความสะดวกในการใช้งาน ในบทความนี้เราจะดูความแตกต่างของการติดต่อธุรกิจออนไลน์

การรับจดหมาย

1. คุณควรตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณหลายครั้งในระหว่างวันทำงาน มิฉะนั้นคุณอาจผัดวันประกันพรุ่งในประเด็นสำคัญและทำให้งานของผู้อื่นหยุดชะงัก
2. หากคุณได้รับจดหมาย คุณต้องอ่านมัน เพราะมีคนส่งมา โดยปกติแล้ว เราไม่ได้พูดถึงสแปมที่นี่
3. หากคุณดำรงตำแหน่งผู้จัดการ วันทำงานของคุณควรเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบอีเมลของคุณ เพื่อความสะดวก ให้กำหนดค่าโปรแกรมรับส่งเมลของคุณให้ส่งหรือส่งอีเมลอัตโนมัติทุกๆ 10-20 นาที
4. เมื่อคุณยุ่งและได้รับอีเมล ให้ดูว่าอีเมลนี้มาจากใคร หัวข้อเรื่องคืออะไร และดูชื่อเรื่องอย่างรวดเร็วเพื่อประเมินความสำคัญของอีเมล
5. พยายามตอบกลับอีเมลทันที ซึ่งจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงกล่องจดหมายเข้าได้

คุณต้องใช้เขตข้อมูลถึง สำเนาถึง และสำเนาลับถึงอย่างถูกต้อง

1. "ถึงผู้ซึ่ง". หากคุณส่งคำถามหรือขอคำชี้แจงบางอย่าง คุณคาดหวังคำตอบจากผู้รับที่มีข้อมูลระบุไว้ในช่อง "ถึง" เมื่อเป็นผู้รับก็ต้องตอบคำถาม นั่นคือฟิลด์นี้ระบุข้อมูลของผู้รับ
2. "สำเนา". ผู้รับที่มีข้อมูลระบุไว้ในช่องนี้ ก็คือ "ผู้เห็นเหตุการณ์ที่ได้รับเชิญ" ในกรณีนี้ผู้รับไม่ควรตอบกลับจดหมาย นอกจากนี้ หากจำเป็นต้องส่งจดหมายดังกล่าว ควรขึ้นต้นด้วยบรรทัด “ขออภัยที่ขัดจังหวะ” เป็นการแสดงความสุภาพ
3. "สำเนาที่ซ่อนอยู่" ผู้รับหลักไม่ทราบว่าจดหมายดังกล่าวถูกส่งไปยังผู้รับซึ่งมีข้อมูลระบุไว้ในช่อง "สำเนาลับ" นอกจากนี้ ฟิลด์นี้ยังใช้เมื่อส่งจดหมายจำนวนมาก

เมื่อตอบกลับคุณไม่ควรลืมปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่พลาดผู้รับแม้แต่คนเดียว คุณสามารถลบผู้รับที่ไม่ต้องการและเพิ่มผู้รับใหม่ได้ตลอดเวลา

ฟิลด์หัวเรื่อง ต้องกรอกข้อมูลในช่องนี้เสมอ บุคคลที่ส่งจดหมายถึงอาจได้รับจดหมายจำนวนมากต่อวัน และการใช้ฟิลด์นี้ทำให้เขาสามารถประเมินระดับความสำคัญของจดหมายได้ หัวเรื่องของจดหมายควรสะท้อนเนื้อหาโดยสังเขปและให้ข้อมูล

“ความสำคัญของการเขียน” ในกรณีที่จดหมายมีข้อมูลสำคัญหรือเร่งด่วนที่ต้องดำเนินการทันที ให้ระบุโดยให้ความสำคัญกับ "สูง" สิ่งนี้จะทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายของคุณ แต่อย่าใช้คุณสมบัตินี้ในทางที่ผิดโดยไม่จำเป็น

วิธีตอบกลับอีเมล

ด้านล่างนี้เราจะดูคำแนะนำสั้นๆ ในการเขียนตอบกลับจดหมาย

1. คุณควรเริ่มต้นด้วยการทักทายเสมอ - เป็นการแสดงความสุภาพไม่สามารถทำอะไรได้
2. คุณต้องสื่อสารกับบุคคลในภาษาของเขา และสิ่งนี้ไม่เพียงแต่ใช้กับภาษาศาสตร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบการสื่อสารด้วย การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการถือได้ว่าเป็นการไม่เคารพและแม้กระทั่งความพยายามที่จะรุกรานคู่สนทนา
3. คุณไม่ควรใช้การทับศัพท์ ยกเว้นเมื่อส่งจดหมายจากโทรศัพท์มือถือ หากโปรแกรมรับส่งเมลของคุณไม่มีภาษารัสเซีย ให้ส่งข้อความของจดหมายในใบสมัคร
4. จดหมายธุรกิจควรสอดคล้อง แม่นยำ และกระชับ ความถูกต้องหมายถึงการระบุข้อมูลที่คุณอ้างอิงถึงอย่างชัดเจน (วันที่ สถานที่ เวลา ฯลฯ) ความเฉพาะเจาะจง - ผู้รับจดหมายของคุณควรเข้าใจตั้งแต่บรรทัดแรกถึงสิ่งที่ต้องการจากเขา ความกระชับ. ถ้าคิดให้ชัดเจน ก็สามารถแสดงความคิดได้ชัดเจน และคู่สนทนาของคุณจะเห็นและซาบซึ้งทันที ดังนั้นจึงควรหลีกเลี่ยง "น้ำ" เป็นเวลาหลายหน้าหากคุณสามารถระบุสาระสำคัญของเรื่องได้ในไม่กี่ประโยค
5. เมื่อจดหมายมีคำถาม งาน หรือหัวข้อหลายข้อ จะต้องมีโครงสร้างและแยกออกจากกัน ความคิดที่หลั่งไหลอย่างต่อเนื่องนั้นยากต่อการอ่าน และยากยิ่งกว่าที่จะดึงประเด็นสำคัญออกมา
6. คำขอที่ทำเป็นจดหมายจะต้องตอบโดยละเอียดให้มากที่สุด คำตอบเช่น “จะเสร็จแล้ว” เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้
7. ไม่ควรมีข้อผิดพลาดในข้อความของจดหมาย ไม่เป็นไรหากมีการพิมพ์ผิดเล็กๆ น้อยๆ หนึ่งหรือสองครั้งเข้ามา แต่ถ้าคุณทนทุกข์ทรมานจากการไม่รู้หนังสือเรื้อรังจากจดหมายถึงจดหมายคู่สนทนาจะไม่ประทับใจคุณมากที่สุด
8. ตรวจทานจดหมายของคุณเสมอ! อ่านจดหมายหลาย ๆ ครั้งและให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดสิ่งใด ตรวจสอบข้อผิดพลาด ข้อมูลของผู้รับถูกต้องหรือไม่ ฯลฯ